Von Lutz Löbl

Offene Forderungen konsequent eintreiben

In der Geschäftswelt sind offene Forderungen ein häufiges und oft problematisches Thema, das die Liquidität eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann. Culpa Inkasso erklärt, was offene Forderungen sind, welche Verjährungsfristen gelten und wie man diese Forderungen effizient eintreiben und mit säumigen Kunden umgehen kann kann.

Ob Sie Unternehmer, Buchhalter oder Geschäftsführer sind: Dieser Leitfaden bietet Ihnen die nötigen Kenntnisse und Werkzeuge, um Ihre offenen Forderungen erfolgreich zu managen und Ihre finanzielle Stabilität zu sichern.

Offene Forderungen konsequent eintreiben

Offene Forderung: Definition und Bedeutung

Was sind offene Forderungen? Offene Forderungen, auch Außenstände genannt, sind finanzielle Verpflichtungen von Kunden oder Geschäftspartnern, die noch nicht beglichen wurden​​​​. Sie entstehen, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erbracht hat, die Bezahlung jedoch ausbleibt. Diese Außenstände sind in der Geschäftswelt nichts Ungewöhnliches, können aber schnell zu Liquiditätsproblemen führen, wenn sie nicht zeitnah und konsequent verfolgt werden.

Wann verjähren offene Forderungen?

Die Verjährungsfrist für Forderungen beträgt in der Regel drei Jahre. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste​​. Zum Beispiel verjährt eine im Jahr 2024 entstandene Forderung am 31. Dezember 2027. Es ist entscheidend, diese Fristen zu beachten, um einen Forderungsverlust zu vermeiden, da nach Ablauf der Verjährungsfrist die rechtliche Durchsetzbarkeit der Forderung erlischt.

Diese Fristen gelten für eine klassische Rechnung, die dem Kunden ausgestellt wurde. Forderungen aus Mietverträgen oder anderen Rechtsgeschäften unterliegen möglicherweise anderen Verjährungsfristen.

Wichtig ist, dass die Verjährungsfrist von Rechnungen mit einem gerichtlichen Mahnverfahren auf 30 Jahre verlängert werden kann, wenn ein Mahnbescheid rechtzeitig beim zuständigen Mahngericht beantragt wird.

Und deshalb ist es besonders wichtig, offene Forderungen konsequent zu mahnen und rechtzeitig die notwendigen Schritte einzuleiten, um eine Verjährung der offenen Forderung zu verhindern.

Offene Forderungen eintreiben

Eine offene Forderung kann in der Praxis mit einem einfachen Prozess konsequent gemahnt werden. Bleibt eine Zahlung weiterhin aus, sind mehrere Eskalationsstufen möglich.

1. Mahnwesen

Das Mahnwesen ist der erste Schritt, um offene Forderungen einzutreiben. Hierbei handelt es sich um die systematische Erinnerung des Schuldners an seine Zahlungspflicht. Dieser Prozess beginnt in der Regel mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, gefolgt von einer ersten Mahnung, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt. Die Mahnschreiben sollten klare Zahlungsfristen und mögliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung enthalten. Das Ziel ist es, den Schuldner zur Begleichung der Forderung zu bewegen, bevor weitere Schritte notwendig werden​​. Zum Abschluss wird üblicherweise eine letzte Mahnung gesendet, die dem Schuldner unmissverständlich klar macht, dass weitere rechtliche Schritte unternommen werden, wenn eine Zahlung ausbleibt.

2. Inkasso

Wenn das Mahnwesen keine Ergebnisse erzielt, kann ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden. Professionelle Inkassodienstleister wie Culpa Inkasso übernehmen den Forderungseinzug durch verschiedene Maßnahmen. Dazu gehören das Versenden von weiteren Mahnschreiben, telefonische Kontaktaufnahme mit dem Schuldner und persönliche Besuche durch Außendienstmitarbeiter. Diese Maßnahmen erhöhen den Druck auf den Schuldner, die ausstehenden Zahlungen zu leisten. Ein professionelles Inkassounternehmen verfügt über die Erfahrung und die rechtlichen Befugnisse, um Forderungen effizient und mit dem nötigen Nachdruck einzutreiben​​​​. Die einzelnen außergerichtlichen Inkassomaßnahmen sind dabei einzelfallabhängig und werden auf die individuelle Situation abgestimmt. Im Vergleich zur Beauftragung eines Anwalts stellt das Einschalten eines Inkassobüros eine kosteneffiziente Alternative dar, die meistens auch höhere Erfolgsaussichten mit sich bringt.

3. Gerichtliche Maßnahmen

Sollten auch die außergerichtlichen Bemühungen erfolglos bleiben, kann das Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das gerichtliche Mahnverfahren beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Gericht. Der Schuldner hat nach Zustellung des Bescheids zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Erfolgt kein Widerspruch, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen, der die Zwangsvollstreckung ermöglicht. Dies umfasst Maßnahmen wie Kontopfändungen, Lohnpfändungen oder die Pfändung von Vermögenswerten. Sollte der Schuldner Widerspruch einlegen, wird das Verfahren vor Gericht fortgesetzt, um die Forderung im streitigen Verfahren durchzusetzen​​​​.

4. Langzeit-Monitoring

In Fällen, in denen Zwangsvollstreckungsmaßnahmen nicht zum Erfolg führen, bietet das Langzeit-Monitoring eine weitere Möglichkeit, offene Forderungen langfristig zu überwachen. Beim Langzeit-Monitoring wird die Bonität des Schuldners über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren regelmäßig überprüft. Sobald sich die finanzielle Situation des Schuldners verbessert, kann sofort eine erneute Zwangsvollstreckung eingeleitet werden. Diese kontinuierliche Überwachung stellt sicher, dass keine Möglichkeit zur Realisierung der Forderung verpasst wird und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch langfristig ausstehende Zahlungen letztendlich beglichen werden.

Offene Forderungen mit einem professionellen Forderungsmanagement reduzieren

Präventives Forderungsmanagement spielt eine entscheidende Rolle dabei, offene Forderungen zu vermeiden und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens zu sichern. Durch verschiedene vorbeugende Lösungsansätze kann das Risiko von Zahlungsausfällen erheblich reduziert werden.

Culpa Inkasso kümmert sich um Ihre offenen Forderungen

Culpa Inkasso ist Ihr zuverlässiger Partner, wenn es um das Management und die Einziehung offener Forderungen geht. Mit unserem umfassenden Serviceangebot stehen wir Ihnen sowohl im Bereich des präventiven Forderungsmanagements als auch beim Inkasso zur Seite.

Unser kaufmännischer Mahnservice sorgt dafür, dass Mahnschreiben professionell und termingerecht versendet werden, um Zahlungsverzüge frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Sollte es dennoch zu Zahlungsausfällen kommen, übernehmen wir den gesamten Inkassoprozess – von außergerichtlichen Maßnahmen bis hin zu gerichtlichen Schritten und dem Langzeit-Monitoring.

Mit unserer Expertise und Erfahrung sichern wir die Liquidität Ihres Unternehmens und unterstützen Sie dabei, finanzielle Verluste zu minimieren​​​​. Unsere Experten beraten Sie gerne unverbindlich und stellen einen passenden Maßnahmenkatalog für Ihre individuelle Situation zusammen.

Häufig gestellte Fragen rund um offene Forderungen

Was passiert mit offenen Forderungen, wenn der Kunde insolvent ist?

Wenn Ihr Kunde insolvent ist, wird ein Insolvenzverfahren eingeleitet. In diesem Fall müssen Sie Ihre Forderungen beim zuständigen Insolvenzverwalter anmelden. Die Chance, die offene Forderung vollständig zurückzuerhalten, hängt von der Insolvenzmasse und der Anzahl der Gläubiger ab. In vielen Fällen erhalten Gläubiger nur einen Bruchteil ihrer Forderungen.

Ein professionelles Inkassounternehmen wie Culpa Inkasso sorgt dafür, Ihre Ansprüche korrekt anzumelden.

Sollte man offene Forderungen verkaufen?

Der Verkauf offener Forderungen, auch Factoring genannt, ist in der Praxis oft nicht sinnvoll, da dabei ein erheblicher Teil der Forderungssumme abgetreten werden muss. Factoring-Anbieter kaufen Forderungen in der Regel nur zu einem reduzierten Preis, was bedeutet, dass das Unternehmen nicht den vollen Forderungsbetrag erhält. Dies lohnt sich für Unternehmer meist nur, wenn häufige Zahlungsausfälle zu verzeichnen sind, denn das Risiko wird an den Factoring-Anbieter übertragen. Allerdings haben auch Factoring-Anbieter ihre Grenzen und werden in einem solchen Fall nicht dauerhaft mit einem Unternehmen zusammenarbeiten.

Ein professionelles Forderungsmanagement mittels kaufmännischem Mahnservice und Inkasso ist für die meisten Unternehmer deshalb eine effizientere und langfristig günstigere Lösung. Andernfalls wird die eigene Marge durch den Verkauf der Forderungen zusätzlich belastet.

Warum muss eine offene Forderung angemahnt werden?

Eine offene Forderung muss angemahnt werden, da dies vom Gesetzgeber entsprechend vorgeschrieben wird.

Konkret steht in § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB: "Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug."

Mit der Mahnung kann der Gläubiger auch einen Verzugsschaden inklusive Verzugszinsen geltend machen. Für die Geltendmachung von Verzugszinsen ist lediglich bei Geschäften zwischen Kaufleuten keine Mahnung erforderlich.

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