Von Lutz Löbl

Außergerichtliches Mahnverfahren zur Vermeidung gerichtlicher Schritte

Immer dann, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, folgt eine Mahnung – diesen Prozess kennen wir alle. Doch was tun, wenn der Schuldner trotz zahlreicher Anläufe nicht bereit dazu ist, einen ausstehenden Betrag zu bezahlen? Sowohl zeitlich als auch personell verursacht das Mahnwesen bei vielen Unternehmen Belastungen. Wir klären auf, wie das außergerichtliche Mahnverfahren funktioniert und wie Unternehmen die interne Verwaltung entlasten können.

Außergerichtliches Mahnverfahren zur Vermeidung gerichtlicher Schritte

Die Grundlage: Wie funktioniert das Mahnwesen in Deutschland?

Mahnungen sind in Deutschland ein geläufiges Mittel, auf eine offene Geldforderung hinzuweisen. Je nachdem, ob es sich um die erste oder eine der darauffolgenden Mahnungen handelt, ist sie auch unter dem Begriff Zahlungserinnerung bekannt. Diese Formulierung wird bei der ersten Mahnung gewählt, da sie freundlicher und weniger vorwurfsvoll klingt. Zahlungserinnerungen werden sowohl im B2B- als auch im B2C-Geschäft eingesetzt.

Grundlegend wird eine Mahnung dann vom Gläubiger versandt, wenn das vereinbarte Zahlungsziel überschritten wurde. Es ist in Deutschland in § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgehalten und beträgt 30 Tage nach Zugang der jeweiligen Rechnung. Der Zahlungsverzug beginnt mit dem ersten vollen Tag nach Ablauf dieser 30 Tage. Die erste Zahlungserinnerung/Mahnung versetzt den Schuldner in Zahlungsverzug (§ 286 Abs. 1 BGB), wenn kein festes Zahlungsziel vereinbart wurde.

Ausnahme:
In vielen Fällen werden abweichende Zahlungsfristen im Kaufvertrag vereinbart (§ 286 Abs. 2 BGB), beispielsweise von 14 Tagen bei den meisten Verbrauchergeschäften. Wurde ein festes Zahlungsziel definiert, befindet sich der Schuldner mit dem ersten Tag nach diesem in Verzug und es können Verzugszinsen berechnet werden, ohne dass eine Mahnung erforderlich ist.

Was ist das außergerichtliche Mahnverfahren?

Das Mahnverfahren außer Gericht ist ein Oberbegriff für alle Inkasso-Bemühungen, welche ohne die gerichtliche Beteiligung durchgeführt werden. Dazu gehören in der Regel bis zu drei schriftliche Mahnungen, telefonische und persönliche Zahlungsaufforderungen, die Ihren Schuldner dazu bewegen sollen, den offenstehenden Betrag innerhalb einer vereinbarten Frist zu bezahlen.

Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess, wie das Mahnen abzulaufen hat. Erforderlich bei Rechnungen ohne vorher vereinbartes Zahlungsziel, ist lediglich die genannte erste Mahnung/Zahlungserinnerung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen.

Aber:
Um später ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, müssen Sie den Schuldner mindestens einmal schriftlich zur Zahlung aufgefordert haben und das auch nachweisen. Die erste Zahlungserinnerung ist daher indirekt notwendig. Weitere Mahnungen sind ein reines Entgegenkommen und eine Möglichkeit für den Schuldner, rechtlichen Konsequenzen aus dem Weg zu gehen.

Lässt sich der Schuldner durch eine oder mehrere Mahnungen sowie persönliche und telefonische Zahlungserinnerungen nicht zum Ausgleich der offenen Rechnung bewegen, kommt das gerichtliche Mahnverfahren ins Spiel. Ziel hiervon ist es, einen Vollstreckungsbescheid zu erhalten, um die Forderung gegen den Schuldner mit einer Zwangsvollstreckung durchzusetzen. Was genau das bedeutet, erklären wir weiter unten im Artikel.

Verzugszinsen: Ihre Ansprüche im außergerichtlichen Mahnverfahren

Bereits mehrfach haben wir erwähnt, dass die Zahlungserinnerung den Schuldner „in Verzug setzt“ – doch was bedeutet das eigentlich? Der Zahlungsverzug eines Schuldners beginnt mit dem ersten Tag, an dem die Zahlungsfrist einer Rechnung verstrichen ist. Sollte diese vorab nicht vereinbart worden sein, ist der Tag ausschlaggebend, an welchem dem Schuldner die Mahnung zugeht (§ 286 BGB).

Dieser Zeitpunkt ist für Sie als Gläubiger entscheidend, denn er dient später zur Berechnung der Verzugszinsen, welche vom Schuldner zusätzlich zum Rechnungsbetrag zu leisten sind. Die Verzugszinsen dienen dazu, den finanziellen Schaden auszugleichen, welcher Ihnen durch die verspätete Zahlung entstanden ist.

Unterschiede beim Zinssatz gibt es zwischen Geschäften mit Verbrauchern und Unternehmensgeschäften:

  • B2C-Geschäfte: Basiszinssatz + 5 %
  • B2B-Geschäfte: Basiszinssatz + 9 %

Der Basiszinssatz wird zweimal jährlich von der Deutschen Bundesbank nach den gesetzlichen Vorgaben des § 247 Abs. 1 BGB veröffentlicht und im Bundesanzeiger veröffentlicht. Diese Formel dient zur Berechnung der Verzugszinsen:

Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5 / 9 %) x Verzugstage / 365 = Verzugszinsen

Unterschiede in der Berechnung gibt es unter anderem bei Schaltjahren. Auch im späteren Mahnverfahren vor Gericht werden die Verzugstage weitergezählt und dem Schuldner in Rechnung gestellt. Wie der gerichtliche Prozess abläuft und wie Sie als Unternehmen Ihre Forderungen effektiv durchsetzen, behandelt der nächste Absatz.

Welche Vorteile hat das außergerichtliche Mahnverfahren?

Mahnungen oder gar ein Mahnbescheid sind nervig – und das für beide Seiten. Auf Ihrer Seite entsteht ein hoher personeller Aufwand und Sie müssen Zahlungsausfälle und Außenstände kompensieren. Gerade dann, wenn es sich um einen hohen Rechnungsbetrag handelt, kann das schnell zu finanziellen Engpässen führen. Der Schuldner im Gegenzug muss höhere Kosten begleichen, als er ursprünglich geplant hat.

Noch mehr Zeit als das reguläre Mahnverfahren nimmt ein gerichtlicher Prozess in Anspruch. Der Prozess der Beantragung eines Mahnbescheides und der Erlass eines Vollstreckungsbescheides inklusive der jeweiligen Widerrufsfristen dauert nicht selten mehr als drei Monate, in denen die Zahlung weiter ausbleibt. Zudem entstehen Gerichtskosten, welche Sie als Gläubiger zunächst aus eigener Tasche zahlen müssen.

Um diesen Verzögerungen und eventuellen finanziellen Engpässen aus dem Weg zu gehen, gilt es, ein effektives Forderungsmanagement und außergerichtliches Mahnwesen im Unternehmen zu etablieren. Durch die konstante Überwachung ausstehender Forderungen und einem strukturieren Mahnwesen, welches dem Schuldner auch die rechtlichen Folgen aufzeigt, können die meisten Forderungen erfolgreich durchgesetzt werden.

Um die eigene Verwaltung zu entlasten und offene Forderung effektiv und schnell durchzusetzen, sollten Sie auf ein professionelles Inkassounternehmen vertrauen. Culpa Inkasso begleitet die Forderung von der Rechnungsstellung über die erste Mahnung bis hin zur Erwirkung eines vollstreckbaren Titels, wenn dies notwendig ist. Legen Sie Ihre ausstehenden Forderungen in die Hände von Experten.

Wie läuft das Mahnverfahren außergerichtlich ab?

Gesetzliche Vorgaben für das außergerichtliche Mahnverfahren gibt es nicht. Bei dieser Art des Mahnverfahrens ist es das Ziel, den Gläubiger ohne die Hilfe eines Mahngerichts zur Zahlung einer offenen Forderung zu bewegen. Damit ein außergerichtliches und später auch ein gerichtliches Mahnverfahren stattfinden kann, muss diesem eine rechtmäßige und eindeutige Forderung zugrunde liegen.

Als Gläubiger haben Sie zwei Möglichkeiten, das außergerichtliche Mahnverfahren durchzuführen und entsprechende Schritte einzuleiten:

Diese Schritte leiten wir in folgender Reihenfolge gegen den Schuldner ein:

Wichtig:
Alle Schritte zur Klage und Aufforderung an den Schuldner finden in direkter Absprache mit dem Gläubiger statt, das ist uns sehr wichtig. Besonders bei langjährigen Kundenbeziehungen möchten wir das Verhältnis nicht unnötig durch ungewünschte Maßnahmen belasten. Auf Wunsch ist auch eine freundliche Zahlungserinnerung via E-Mail oder SMS möglich, um Geldforderungen einzuholen, wenn die Forderung berechtigt ist und die Pflicht zur Zahlung besteht.

Was passiert, wenn das außergerichtliche Mahnverfahren erfolglos ist?

In seltenen Fällen kann oder will der Schuldner auch nach Zugang zahlreicher außergerichtlicher Mahnverfahren und Androhung rechtlicher Konsequenzen nicht zahlen. Sollte dieser Fall eintreten, empfehlen wir, die Forderung an ein Inkassobüro als Antragsteller abzugeben. Hauptgrund hierfür ist der zeitliche und personelle Aufwand, welcher mit der gerichtlichen Forderung verbunden ist. Des Weiteren gibt es viele rechtliche Feinheiten, welche Culpa Inkasso dank juristischer Erfahrung kennt und auf diese Weise Ihre Erfolgschancen erhöht.

Konkret geht es nach dem außergerichtlichen Mahnverfahren wie folgt weiter:

Wichtig:
Der vollstreckbare Titel kann innerhalb der nächsten 30 Jahre für eine Vollstreckung genutzt werden. Diese Verjährungsfrist beginnt gemäß § 197 Abs. 1 Nr. 4 BGB mit dem Zeitpunkt, an dem der Titel wirksam und rechtskräftig wird. Die Verjährungsfrist beginnt allerdings mit jedem Vollstreckungsversuch neu, weshalb man von einem „dauerhaften“ Titel sprechen kann.

Kosten und unverbindliche Erstberatung zum außergerichtlichen Mahnverfahren

Durch die Beauftragung eines professionellen Inkassounternehmens haben Sie die bestmöglichen Erfolgschancen, wenn es um eine offene Forderung geht. Außerdem: Das gesamte Mahnwesen ist für Unternehmen ein kostspieliges Unterfangen. Neben den Kosten für Porto und Papier bei schriftlichen Mahnungen von etwa vier Euro entstehen auch Personalkosten und ein finanzieller Schaden durch den verspäteten Zahlungseingang.

Die Personalkosten für das Mahnwesen mit oder ohne Gericht dürfen Sie dem Schuldner nicht in Rechnung stellen, lediglich tatsächlich entstandene Kosten für die Mahnung und Verzugszinsen. Um Kosten und Zeitaufwand zu sparen, sollten Sie die Forderung möglichst zeitnah an ein externes Inkassobüro abgeben. Aufgrund der langjährigen Erfahrung von Culpa Inkasso steigern Sie so außerdem Ihre Erfolgschancen.

Alle anfallenden Inkassokosten werden dem Schuldner in Rechnung gestellt. Dazu kommen Verzugszinsen und eventuelle Auslagen, welche Ihnen zusätzlich zum offenen Betrag zustehen. Auch Aufwendungen für den Einsatz von Außendienstmitarbeitern sind vom Schuldner zu tragen. Bei diesen Kosten spricht man von sogenannten Verzugsschäden (§ 280 und § 286 BGB).

Das Mahnwesen ist ein sensibles Thema und es kann mit Unsicherheiten verbunden sein, dieses an einen externen Dienstleister abzugeben. Aufgrund langjähriger Erfahrung im Inkasso wissen wir das und gehen deshalb persönlich und unverbindlich auf alle Ihre Anregungen und offenen Fragen ein. Vereinbaren Sie noch heute Ihr unverbindliches Erstgespräch und finden Sie gemeinsam mit uns eine Lösung für Ihr Forderungsmanagement. Wir freuen uns bereits auf Sie!

Vorteile Culpa Inkasso

  • KEINE Vorkosten
  • KEIN Mitgliedsbeitrag
  • KEINE Grundgebühren
  • KEINE Vertragsbindung
  • Inkassogebühren bezahlt der Schuldner
  • Zugelassener Inkasso-Dienstleister nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG

  • Wöchentliche Auszahlung

  • Backoffice-Leistungen

  • Persönlich zugeordneter Fallmanager

  • Online-Zahlung für Schuldner

  • Gerichtliche Geltendmachung ohne Anwaltshonorar (bei nicht-streitigen Verfahren)
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