Von Lutz Löbl

In Verzug setzen mit Musterschreiben

Offenstehende Zahlungen von Kunden oder Geschäftspartnern sind grundsätzlich keine Besonderheit in der Geschäftswelt und zunächst auch nicht von größerer Besorgnis. Für Unternehmen werden diese Außenstände allerdings dann zum Problem, wenn der betroffene Kunde seinen Zahlungspflichten auch nach Ablauf der Frist nicht nachkommt. Um die offenen Forderungen einzutreiben, ist die Einleitung eines Inkasso-Verfahrens sinnvoll. Das setzt allerdings voraus, dass der Schuldner in Zahlungsverzug geraten ist. Aus diesem Umstand geht je nach Fall die Notwendigkeit zur Inverzugsetzung des Schuldners hervor. Culpa Inkasso liefert nachfolgend alle wichtigen Informationen zu diesem Thema sowie ein passendes „In-Verzug-setzen-Musterschreiben“.

In Verzug setzen mit Musterschreiben

In Verzug setzen: Bedeutung

Wenn Kunden oder Geschäftspartner ihren vertraglich vereinbarten Zahlungspflichten nicht nachkommen, kann das für die Liquidität des betroffenen Unternehmens schwerwiegende Folgen haben. Eine Dienstleistung oder eine Ware wurde geliefert, ohne dass der Kunde die entsprechende finanzielle Gegenleistung erbringt. Ein solcher Umstand bedeutet zunächst Verlust. Um die finanziellen Forderungen doch noch einzutreiben, entscheiden sich Unternehmen bestenfalls für die Einleitung eines Inkassoverfahrens über ein professionelles Inkassounternehmen.

Damit ein Inkassoverfahren starten kann, bedarf es allerdings einiger rechtlicher Voraussetzungen. Dazu zählt zum Beispiel, dass die betreffende Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt und die dazugehörige Leistung durch das Unternehmen wie vereinbart erbracht wurde. Eine weitere relevante Bedingung ist, dass bei dem Kunden oder Geschäftspartner der Zahlungsverzug eingetreten ist. Einen Schuldner in Verzug zu setzen, ist folglich vor allem für ein geplantes Inkasso-Verfahren von Bedeutung und ermöglicht es, offene Forderungen über außergerichtliche und gerichtliche Verfahren einzutreiben. Dadurch ist die Inverzugsetzung insbesondere für die Sicherung der Liquidität eines Unternehmens von höchster Relevanz.

Wie setzt man einen Kunden in Verzug?

Der Zahlungsverzug ist eine der Voraussetzungen für die Einleitung eines Inkassoverfahrens und gehört damit zu den ersten Schritten, um offene Forderungen einzutreiben. Je nach Fall und Kunde ist es dabei notwendig, den Zahlungsverzug konkret zu kommunizieren und den Schuldner in Verzug zu setzen. Die dazugehörigen juristischen Regularien finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 286 Verzug des Schuldners. Dort wird erläutert, wie und wann ein Schuldner in Verzug gesetzt ist. Für Unternehmen ist im Besonderen die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Schuldnern relevant. Hierbei sind Privatpersonen, also konkrete Verbraucher, sowie B2B-Kunden zu differenzieren. Wie die Inverzugsetzung jeweils praktisch zu gestalten ist, hängt demnach vom jeweiligen Fall ab.

Die Gemeinsamkeit der beiden Schuldner-Kategorien ist durch die Zahlungsfrist gegeben – also der Zeitraum, der überschritten werden muss, dass von einem Verzug gesprochen werden bzw. eine Inverzugsetzung stattfinden kann. Der Zeitraum ist grundsätzlich für alle gleichermaßen gültig. Einerseits gibt es die Möglichkeit, dass mit der Rechnung ein bestimmter Zahlungszeitraum oder ein Zahlungsdatum angegeben ist, welches die Zahlungsfrist definiert. Das kann beispielsweise in Formulierungen wie „innerhalb von 14 Tagen“ oder „bis zum 31. August des betreffenden Jahres“ gegeben sein. Ungeachtet dieser Möglichkeit kommt der Schuldner spätestens dann in Verzug, wenn er seinen Zahlungspflichten nicht innerhalb von 30 Tagen nachgegangen ist. Hierbei sei allerdings anzumerken, dass Privatkunden auf diesen Umstand in der Rechnung konkret aufmerksam gemacht bzw. „besonders hingewiesen“ werden müssen, damit diese Regelung greifen kann.

Privatpersonen in Verzug setzen

Entsprechend den Regularien des BGB kommen Privatpersonen automatisch in Zahlungsverzug, wenn sie nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung innerhalb von 30 Tagen keine Zahlung leisten. Allerdings nur dann, wenn hierzu in der entsprechenden Rechnung ein expliziter Verweis vermerkt ist. Im B2C-Bereich ist dieser Fall zugegebenermaßen nicht sonderlich geläufig. Um ein Vielfaches häufiger zu beobachten ist, dass ein bestimmtes Datum oder ein bestimmter Zeitraum definiert in der Rechnung vorliegt, statt auf die 30-Tage-Frist zu setzen. Dies ist gewissermaßen der Regelfall, wenn es um Privatpersonen geht. Hier muss der Gläubiger den Schuldner nach Fälligkeit der Rechnung mahnen. Die Mahnung setzt den privaten Schuldner dann offiziell in Zahlungsverzug.

Dabei ist gesetzlich nicht weiter festgelegt, wie diese Mahnung ausgestaltet sein sollte. Eine schriftliche und postalisch zugestellte Mahnung ist beispielsweise nicht zwingend erforderlich, in vielen Fällen allerdings sinnvoll, da sie dem Schuldner den Ernst seiner Lage stärker verdeutlichen kann. Prinzipiell kann aber bereits eine mündliche oder digital kommunizierte Mahnung ausreichen, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Bei einer mündlichen Mahnung sei allerdings zu bedenken, dass die Beweisbarkeit vor Gericht kaum zu gewährleisten ist. Daher ist es im Zweifel immer sinnvoll, einen belegbaren Weg zu wählen.

B2B-Kunden in Verzug setzen

Kommt der Schuldner aus dem B2B-Bereich, verhält sich der Zahlungsverzug etwas weniger voraussetzungsvoll als bei Privatpersonen. Ein B2B-Kunde kommt unmittelbar nach 30 Tagen in Zahlungsverzug, ohne dass dafür eine explizite Mahnung oder ein gesonderter Hinweis in der Rechnung erforderlich ist. Daher ist es für B2B-Kunden wesentlich leichter, aus Versehen oder aufgrund sonstiger Missgeschicke in Verzug zu geraten. In der Theorie ist es für betroffene Unternehmen dann auch nach Ablauf der 30-tägigen Frist sofort möglich, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Aus praktischer Sicht entscheiden sich Unternehmen allerdings in der Regel dazu, zunächst ähnlich der Pflicht bei Privatpersonen eine Mahnung zu versenden. Diese Kulanz ist nicht nur aus Respekt dem Schuldner gegenüber und im Sinne einer Wahrung der Geschäftsbeziehung sinnvoll. Vor allem deshalb, weil B2B-Kunden vergleichsweise schnell durch organisatorische Missgeschicke in Zahlungsverzug geraten können, lassen sich viele derartige offene Forderungen über eine erste Mahnung lösen. Auch bei B2B-Kunden gibt es dabei keine gesetzlichen Vorgaben über die Ausgestaltung der Mahnung, wobei nachweisbare Formen (wie bereits erläutert) durchaus vorzuziehen sind.

In Verzug setzen: Musterschreiben

Um die Inverzugsetzung des Schuldners in sinnvoller Weise auszuführen, wird zur gerichtlichen Beweisbarkeit in der Regel eine schriftliche Form bevorzugt. Die Mahnung, die anfangs auch oft als Zahlungserinnerung benannt wird, sollte dabei einige Angaben beinhalten. Dazu zählt in jedem Fall die Angabe des Datums und der Nummer der Rechnung. Außerdem kann auch ein neues kurzfristiges Zahlungsziel genannt werden. Auch sollten alle relevanten Kontakt- sowie Kontodaten Erwähnung finden. Die erste Mahnung wird dabei deeskalierend formuliert. Folgende Mahnschreiben sind normalerweise von deutlich mehr Nachdruck gekennzeichnet.

Für die konkrete Umsetzung folgt ein entsprechendes „In-Verzug-setzen-Musterschreiben“:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

wir möchten Sie auf diesem Wege freundlich darauf aufmerksam machen, dass Sie auf unsere Rechnung vom DD.MM.YYYY mit der Rechnungsnummer XY noch nicht reagiert haben.

Der bisherige ausstehende Betrag beläuft sich auf XXXX €. Bitte lassen Sie uns diesen bis zum DD.MM.YYYY innerhalb von X Tagen zukommen.

Insofern Sie die Zahlung in Zwischenzeit bereits veranlasst haben, bitten wir Sie darum, unser Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Mit freundlichen Grüßen

Vor- und Zuname

Was passiert, wenn der Kunde in Verzug gesetzt ist?

Sobald der betroffene Kunde in Zahlungsverzug gesetzt ist, hängt der fortschreitende Prozess vor allen Dingen von seiner Zahlungsbereitschaft ab. In vielen Fällen zeigt sich, dass bereits das erste Erinnerungsschreiben bzw. die erste Mahnung ausreicht, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Das lässt sich dadurch erklären, dass überschrittene Zahlungsfristen oftmals nicht auf eine mangelnde Zahlungsmoral oder Zahlungsunfähigkeit, sondern mögliche Missgeschicke zurückzuführen sind. Ruft die erste Mahnung allerdings nicht die erwünschte Reaktion hervor, ist spätestens dann auf die Unterstützung durch ein Inkasso-Unternehmen wie Culpa Inkasso zu setzen.

Außergerichtliches Inkasso

Culpa Inkasso setzt zunächst auf eine Vielzahl an außergerichtlichen Inkasso-Maßnahmen, um den Schuldner zu einer Zahlung zu bewegen. Unsere Lösungen reichen vom Telefoninkasso über Verhandlungen von Zahlungsplänen bis hin zu außergerichtlichen Einigungen. Hierbei gilt es, einerseits ein gewisses Fingerspitzengefühl an den Tag zu legen, andererseits aber auch die Dringlichkeit der Situation zu kommunizieren. Im Regelfall folgt nach der ersten Zahlungserinnerung eine zweite Mahnung und danach eine letzte Mahnung. Zu viele Mahnungen sollten vermieden werden, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden.

Gerichtliches Inkasso

Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Erfolg, findet im nächsten Schritt das gerichtliche Inkasso Anwendung. Im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahren reicht Culpa Inkasso beim zuständigen Mahngericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids ein, der nach einer Prüfung durch das betroffene Gericht an den Schuldner zugestellt wird. Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, kann der Gläubiger nun einen Vollstreckungsbescheid für einen Zwangsvollstreckung einfordern.

Titulierung und Zwangsvollstreckung

Hat der Gläubiger erfolgreich den Titel zur Zwangsvollstreckung erwirkt, kann diese eingeleitet werden. Dabei lässt sich zum Beispiel ein Gerichtsvollzieher damit beauftragen, Vermögenswerte des Schuldners zu pfänden oder Konten zu sperren. Bei Culpa Inkasso bieten wir außerdem ein Langzeit-Monitoring für zahlungsunfähige Schuldner über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren. Hierbei überwachen wir die Bonität und leiten bei einer positiven finanziellen Entwicklung auf Wunsch erneut eine Zwangsvollstreckung ein.

Unverbindlich beraten lassen!

Einen Schuldner formal in Verzug zu setzen, ist im Regelfall immer erforderlich, um über ein Inkassoverfahren an offene Forderungen zu gelangen und die Liquidität des eigenen Unternehmens zu sichern. Um der hierfür erforderlichen Mahnung ausreichend Nachdruck, Seriosität und Professionalität zu verleihen, ist es sinnvoll, Aufgaben rund um das Forderungsmanagement an Experten zu übergeben. Wir bei Culpa Inkasso bieten Ihnen hierfür eine automatisierte und zukunftsweisende Lösung: Mit unserem kaufmännischen Mahnservice sind Sie im Forderungsmanagement bestens aufgestellt.

Doch auch über unseren kaufmännischen Mahnservice und die Inverzugsetzung hinaus liefert Ihnen Culpa Inkasso fachmännische Unterstützung bei Ihren Anliegen rund um offene Zahlungsforderungen. Vom präventiven Forderungsmanagement bis hin zum praktisch vollzogenen Inkassoverfahren: Culpa Inkasso ist für Sie und die Liquidität Ihres Unternehmens da. Falls Sie Interesse an unseren Leistungen oder etwaigen Beratungsbedarf haben, senden Sie uns einfach eine Anfrage. Wir beraten Sie unverbindlich in einem kostenlosen Erstgespräch.

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