Forderungsverlust

Wenn sich ein Kunde oder Geschäftspartner nicht zahlungswillig oder zahlungsfähig zeigt, verbleibt den betroffenen Unternehmen zumeist nur die Einberufung eines Inkasso-Verfahrens. In vielen Fällen helfen hierbei bereits außergerichtliche Maßnahmen, um eine Lösung zu erarbeiten und der Schuldner zahlt seine offenen finanziellen Forderungen. Aber was, wenn nicht? Im schlimmsten Fall kommt es dann zum sogenannten Forderungsverlust – ein Umstand, der Unternehmen und ihre Liquidität drastisch belasten kann. Umso wichtiger ist daher ein proaktiver Umgang mit möglichen Forderungsverlusten.

Definition: Was ist ein Forderungsverlust?

Für Unternehmen sind offene Forderungen von Kunden oder Geschäftspartner – sogenannte Außenstände – grundsätzlich immer eine risikoreiche Situation. Zum wirklichen Problem wird die Thematik dann, wenn auch schriftliche Mahnungen oder gar die Zwangsvollstreckung nicht dazu führen, dass die Schuldner ihren Forderungen nachkommen bzw. ihre Forderungen nicht tilgen können. In solchen Fällen sind Unternehmen dann von einem Forderungsverlust betroffen. Forderungsverluste zeichnen sich demnach explizit durch eine Situation aus, in der eine offene Forderung für ein Unternehmen als uneinbringlich gilt. Dass Forderungsverluste für betroffene Unternehmen ein wahrhaftiges Problem darstellen, liegt auf der Hand. So bedeutet ein Forderungsverlust auch immer, dass eine Rechnung unausgeglichen bleibt und somit einen Verlust verursacht (Forderungsausfallrechner…).

Gründe für Forderungsverluste

Warum ein Schuldner offene Forderungen nicht begleicht und Unternehmen schließlich in Situationen von Forderungsverlusten kommen, kann vielseitige Gründe haben. Grundsätzlich haben Unternehmen in der modernen Geschäftswelt immer das Risiko, dass sich Kunden oder Geschäftspartner nach Erbringung der festgelegten Leistung dagegen entscheiden, ihren vertraglich festgelegten finanziellen Forderungen nachzukommen. Solange der Grund lediglich in einer Zahlungsunwilligkeit liegt und eine schlechte Zahlungsmoral auf Seiten des Kunden als Ursache zu identifizieren ist, sind juristische Verfahren bis hin zur Zwangsvollstreckung eine vielversprechende gesetzliche Absicherung gegen Forderungsverluste.

Zahlungsunwilligkeit ist allerdings keineswegs mit Zahlungsunfähigkeit zu verwechseln. Letztere führt in der Regel dazu, dass Forderungen als uneinbringlich einzustufen sind. Die Gründe hierfür liegen beispielsweise in konjunkturellen Krisen oder der Insolvenz des Schuldners. Anzumerken sei an dieser Stelle, dass das Risiko für Insolvenzen in den letzten Jahren aufgrund steigender Lohnkosten für Fachkräfte und steigender Ressourcen- und Produktionskosten deutlich erhöht ist. Für Gläubiger besteht in diesem Fall die Möglichkeit auf eine Insolvenzforderung. Weitere Risikofaktoren, die Gründe für einen Forderungsverlust sein können, umfassen zum Beispiel kurzfristige Liquiditätsengpässe auf Seiten der Kunden, wenn diese selbst auf ausstehende Forderungen warten. Geringes Eigenkapital kann des Weiteren und im Besonderen bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen zu einem erhöhten Risiko für Forderungsverluste beitragen.

Risiken und Folgen von Forderungsverlusten

Ein Forderungsverlust ist für ein betroffenes Unternehmen immer problematisch und kann schlimmstenfalls die Liquidität in einer so umfassenden Weise schwächen, dass es zur Insolvenzanmeldung kommt. Offene Forderungen ohne Aussicht auf Begleichung durch den Schuldner sind dabei insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ein großes Risiko. Zu den möglichen Folgen zählen neben einer verheerenden Schwächung der Liquidität auch Darlehen, die ggf. den Liquiditätsengpass ausgleichen sollen und einen Teil der Kreditlinie des Unternehmens binden. Forderungsverluste effektiv zu vermeiden ist daher für Unternehmen, die langfristig bestehen möchten, unvermeidlich und unabdingbar.

Wie kann man sich mit professionellem Forderungsmanagement und Inkasso gegen Forderungsverlust schützen?

Für Unternehmen, die mit Sicherheit und Zuversicht in ihre wirtschaftliche Geschäftszukunft blicken möchten, ist die Auseinandersetzung mit einem geeigneten Umgang mit Forderungsverlusten bedingungslos notwendig. Wir bei Culpa Inkasso setzen in diesem Zusammenhang zuerst bei der Prävention an, um das Risiko von Forderungsverlusten zu minimieren.

In diesem Rahmen findet unser präventives Forderungsmanagement Anwendung. Hier gilt es, proaktiv zu handeln und bereits vor einer Zusammenarbeit mit einem Kunden Maßnahmen zu ergreifen, die eine zuverlässige Geschäftsbeziehung gewährleisten. Doch auch etablierte Bestandskunden sollten regelmäßigen Kontrollen unterzogen werden, um festzustellen, ob eine Zusammenarbeit auch weiterhin sinnvoll und zielführend ist. Die konkrete Umsetzung unseres präventiven Forderungsmanagements zur Vermeidung von Forderungsverlust basiert auf umfassenden und regelmäßigen Bonitätsprüfungen von Kunden und Geschäftspartnern. Es findet sowohl bei Neu- als auch Bestandskunden statt und stellt die Zahlungsfähigkeit sicher. Auf diese Weise wird das Risiko von Zahlungsausfällen minimiert und damit auch dem Zustand der Forderungsverluste effektiv vorgebeugt.

Kommt es trotz Präventionsmaßnahmen oder wegen der mangelnden Anwendung von Prävention dennoch dazu, dass Kunden in Zahlungsverzug geraten, müssen Unternehmen noch nicht unmittelbar von einem Forderungsverlust ausgehen oder über ein umfassendes Inkassoverfahren nachdenken. Im Zusammenhang mit unseren kaufmännischen Mahnservices senden wir automatische Zahlungserinnerungen an Kunden oder Geschäftspartner, die vertraglich festgelegte Zahlungsfristen überschritten haben. Oftmals erweisen sich diese Maßnahmen bereits als erfolgreich und Kunden begleichen die offenen Forderungen. Um dies tatsächlich zu erreichen, ist es meistens sinnvoller, etwaige Erinnerungs- oder das erste Mahnschreiben von einem Inkassounternehmen beauftragen zu lassen. Einerseits verdeutlicht bereits der entsprechende Absender dem Schuldner eine gewisse Dringlichkeit und andererseits wissen sich Inkasso-Experten in einer Weise auszudrücken, die Fingerspitzengefühl mit durchgreifender Ernsthaftigkeit vereint.

Zeigt sich der Kunde oder Geschäftspartner trotz Zahlungserinnerung weiterhin nicht zahlungswillig, erfolgt im nächsten Schritt die letzte Mahnung. Diese wird schriftlich an den jeweils betroffenen Schuldner versendet und informiert über die Bereitschaft, ein Inkassoverfahren einzuleiten.

Folgt daraufhin keine Reaktion, wird beim Inkasso zunächst noch einmal durch die persönliche Ansprache per Telefon, SMS sowie eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung versucht, die Angelegenheit unkompliziert zu klären. Ist das nicht möglich, kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren. Culpa Inkasso wird als beauftragtes Inkassounternehmen im Folgenden einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim jeweils zuständigen Mahngericht einreichen. Sobald das Gericht den Bescheid geprüft hat, wird er dem betroffenen Schuldner zugestellt. Der Schuldner kann nun innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einlegen. Tut er dies nicht, wird das Inkassobüro im Auftrag des Gläubigers als nächstes einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dadurch wird die Möglichkeit eröffnet, die offenen finanziellen Forderungen auf dem Weg der Zwangsvollstreckung einzuholen. Auf Wunsch des Gläubigers kann auch des Besuch eines Culpa Inkasso- Außendienstmitarbeiters bei Schuldner veranlasst werden.

Alle Maßnahmen bis zu diesem Punkt folgen dem üblichen Ablauf eines Mahn- bzw. Inkassoverfahrens. Bei erfolgreicher und professioneller Durchführung können sie effektiv dazu beitragen, dass ein Forderungsverlust vermieden wird. Selten kann es dennoch vorkommen, dass offene Forderungen aufgrund der absoluten Zahlungsunfähigkeit des Schuldners und auch trotz einer Zwangsvollstreckung nicht eingeholt werden können. Was dann? Wir bei Culpa Inkasso bieten zu diesem Zweck unser automatisiertes Schuldner-Monitoring. Dabei überwachen wir über eine Zeitspanne von bis zu 30 Jahren die Bonitätssituation des jeweiligen Schuldners. Bei einer positiven finanziellen Veränderung bewirken wir auf Wunsch gerne eine erneute Zwangsvollstreckung.

Forderungsverlust buchen

Treten Forderungsverluste ein, so werden diese spätestens zum Jahresende auch für das Rechnungswesen und die Finanzbuchhaltung des betroffenen Unternehmens relevant. Ein Forderungsverlust muss adäquat verbucht werden, um einerseits ein klares Bild der finanziellen Situation des Unternehmens zu schaffen und andererseits die Bilanzierungsrichtlinien einzuhalten. Forderungsverluste buchen entspricht einer vom HGB (Handelsgesetzbuch) vorgeschriebenen Wertberichtigung und stellt die Grundlage für eine korrekte Berechnung der Umsatzsteuer.

Bei der Buchung von offenen Forderungen wird in der Regel zunächst unterschieden, ob diese als einbringlich, zweifelhaft oder uneinbringlich eingestuft werden. Für Forderungsverluste gilt (wie erläutert) letzteres. Die Verluste müssen in ihrem Gesamtumfang abgeschrieben und am Bilanzstichtag schließlich ausgebucht werden. Forderungsverlust buchen bedeutet also immer ein Ausbuchen. Gleichzeitig muss die Umsatzsteuer dabei korrigiert werden. Die Buchung erfolgt je nach Fall entweder auf das Konto “Umsatzsteuer 7 %” SKR 03 (1771) / SKR 04 (3801) oder das Konto “Umsatzsteuer 19 %” SKR 03 (1776) / SKR 04 (3806). Die beiden DATEV-Konten sind automatisierte Standardkontenrahmen, bei denen die Umsatzsteuer automatisch korrigiert wird. So reicht es aus, lediglich die Höhe der Forderung mit dem Bruttobetrag zu buchen. Die Angaben SKR 03 bzw. SKR 04 unterscheiden sich vornehmlich in Bezug auf ihre Gliederung. SKR 04 ist gegliedert nach dem Aufbau einer Bilanz, während SKR 03 für Handel, Versicherungen und Banken vorgesehen ist.

Forderungsverlust buchen lässt sich in der Praxis dann – hier am Beispiel SKR 03 – in etwa wie folgt skizzieren:

• Konto SKR 03 Soll: 2406
• Kontenbezeichnung: Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe)
• Betrag: jeweilige, individuell variable Höhe der uneinbringlichen Forderung
• Konto SKR 03 Haben: jeweiliges, individuell variables Konto des Schuldners
• Kontenbezeichnung: Konto des Schuldners
• Betrag: jeweilige, individuell variable Höhe der uneinbringlichen Forderung

Forderungsverlust und Umsatzsteuer: Wie geht das zusammen?

Sieht sich ein Unternehmen von Forderungsverlusten betroffen, so gibt es im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuervorauszahlung einiges zu beachten. Grundsätzlich müssen Forderungsverluste korrekt ausgebucht werden, um eine adäquate Berechnung der Umsatzsteuer zu ermöglichen. Geschieht dies über einen der beiden Standardkontenrahmen von DATEV, erfolgt die Anpassung und Korrektur automatisch. Auch besteht die Möglichkeit, eine etwaig erfolgte Umsatzsteuervorauszahlung beim Finanzamt mit entsprechenden Nachweisen zurückzufordern. Die notwendigen Nachweise zum Thema Forderungsverlust und Umsatzsteuer können zum Beispiel durch eine eidesstattliche Vermögensauskunft des Schuldners gegeben sein, eine erfolglose Zwangsvollstreckung oder eine Bestätigung über die Insolvenzeröffnung des Schuldners. Auch dann, wenn die Forderung durch den Schuldner mittels einer Klage bestritten wird, ist ein entsprechender Nachweis aufzubringen und die Möglichkeit zur Rückforderung der Umsatzsteuervorauszahlung besteht.

Forderungsverlust effektiv vermeiden: Jetzt unverbindlich beraten lassen

Forderungsverluste sind für die meisten Unternehmen ein wahres Worst Case Scenario. Uneinbringliche Forderungen bedeuten in der Regel eine enorme Belastung und Bedrohung der unternehmerischen Liquidität. Mit präventiven Forderungsmanagement lassen sich missliche Situationen in diesem Zusammenhang effektiv vorbeugen. Hier steht Ihnen Culpa Inkasso als erfahrener Experte beiseite – und auch gerne darüber hinaus. Ganz gleich, ob Sie unseren kaufmännischen Mahnservice oder unsere Kompetenz für ein zielführendes Inkasso-Verfahren benötigen:

Wir unterstützen Sie jederzeit mit unserer Expertise. Ihr individuelles Problem, maßgeschneiderte Lösungsoptionen und mögliche Fragen Ihrerseits besprechen wir gerne gemeinsam bei einem unverbindlichen und kostenfreien Erstgespräch. Senden Sie uns einfach gleich eine Anfrage.