Von Lutz Löbl

Mahnwesen

Unternehmen aller Art sehen sich während ihres fortlaufenden Bestehens mal mehr und mal weniger häufig mit dem Problem konfrontiert, dass Kunden oder Geschäftspartner ihren vereinbarten Zahlungspflichten nicht nachkommen. Rechnungen bleiben offen und dauerhafte finanzielle Schädigungen auf Seiten des Unternehmens drohen. In solchen Fällen wird das Mahnwesen relevant. Professionell umgesetzt kann das bereits ausreichen, um den zahlungsunwilligen Kunden zu einem Umdenken zu bewegen. Doch verfügen viele Unternehmen nicht über eine eigene Rechtsabteilung, die sich Problemen dieser Art annimmt. Die Unterstützung eines seriösen Inkassounternehmens schafft dann effektiv Abhilfe.

Mahnwesen

Definition: Was ist das Mahnwesen?

Wenn Kunden oder Geschäftspartner vertraglich festgelegte Fristen zum Zahlungseingang nach Bereitstellung einer Ware oder Vollzug einer Dienstleistung nicht einhalten, setzt das Mahnwesen ein. Es verfolgt den Zweck, den offenstehenden Betrag der Rechnung beim jeweils betroffenen Schuldner einzutreiben. Dieser soll auf verschiedenen Kommunikationswegen dazu bewegt werden, die ausstehende Zahlung von selbst zu leisten. Die Methoden hierbei sind vielfältig. Schreiben zur Zahlungserinnerung bzw. erste Mahnungen können per E-Mail, per Post oder per SMS versandt werden.

Mahnwesen umfasst folglich eine Reihe von Vorgehensweisen und Verfahren, wie Unternehmen intern oder extern über Inkassodienstleister mit offenen Forderungen umgehen, um sie einzutreiben. Hierzu zählen neben der konkreten Ausstellung von entsprechenden Schreiben auch das grundlegende Forderungsmanagement, bei welchem Zahlungseingänge überprüft oder offene Forderungen verwaltet werden. Die Relevanz und das übergeordnete Ziel eines effektiven Mahnwesens besteht vornehmlich darin, die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Durch hohe Außenstände und überfällige Forderungen können Unternehmen selbst in schwierige finanzielle Situationen geraten. Eine fundierte Strategie im Mahnwesen beugt diesem Risiko vor.

Bedeutung und Zuständigkeit für das Mahnwesen

Eine Geschäftsbeziehung stellt für Unternehmen immer eine gewisse Gefahr dar. So werden bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen in der Regel nicht unmittelbar ausgeglichen – beispielsweise durch eine Barzahlung. Vertraglich festgelegte Fristen und eine entsprechende Rechnung sollen den Kunden oder Geschäftspartner dazu bewegen, seinen Zahlungspflichten innerhalb des gesetzten Zeitraums nachzukommen. Passiert dies allerdings nicht, befinden sich Unternehmen in der Situation eines möglicherweise permanenten Verlustes. Ressourcen wurden aufgewendet, ohne dass ein entsprechender finanzieller Ausgleich stattgefunden hat. Das kann die Liquidität des Unternehmens nachhaltig und langfristig schädigen. Insbesondere dann, wenn eine hohe Anzahl an Außenständen und überfälligen Forderungen besteht, ist das Risiko hoch, dass Unternehmen selbst in eine prekäre finanzielle Situation geraten. Dann ist der Weg zur Insolvenz meist nicht mehr weit. Aufgrund dieser Gefahr ist das Mahnwesen für Unternehmen aller Art von höchster Relevanz. Es stellt sicher, dass geeignete und effektive Maßnahmen ergriffen werden, um Fristverletzungen für Zahlungseingänge schnellstmöglich zu beheben. Die große Bedeutung des Mahnwesens ist folglich offenkundig.

Doch wer kümmert sich um ein zielführendes und wirkungsvolles Mahnwesen? Innerhalb von Unternehmen liegt die Zuständigkeit für das Mahnwesen grundlegend bei der Geschäftsführung. Sie ist dafür verantwortlich, dass Forderungen konsequent realisiert werden und damit die Liquidität des Unternehmens zukunftssicher gewährleistet ist. Grundsätzlich ist es durchaus denkbar, dass insbesondere größere Unternehmen hierfür eine interne Anlaufstelle etablieren. Um eine klare Zuständigkeit für das Mahnwesen zu sichern, ist eine eigene Abteilung nicht unsinnig.

Allerdings gibt es zugleich gute Argumente für das Outsourcing bzw. für professionelle Unterstützung. Einerseits ist es nicht für jedes Unternehmen – man denke dabei vor allem an kleine bis mittelständische Betriebe – möglich, ein ausreichendes und angebrachtes Maß an Ressourcen für das Mahnwesen aufzuwenden. Dies kann auch durchaus für größere Unternehmen gelten, die regelmäßig mit einer großen Zahl an offenen Forderungen konfrontiert sind. Andererseits wenden sich innovative Unternehmen in der modernen Geschäftswelt zunehmend dem Trend der Automatisierung zu, um möglichst zeitgemäß und effektiv zu wirtschaften. Das ist auch im Mahnwesen möglich. Hierbei hilft der Rückgriff auf externe Dienstleister, die im Rahmen des Forderungsmanagements unterstützen. Wir bei Culpa Inkasso bieten in diesem Zusammenhang unseren kaufmännischen Mahnservice an, der in zwei verschiedenen Paketen und auch als White-Label-Lösung zur Verfügung steht. Dabei profitieren unsere Kunden von professionell erstellten Mahnschreiben, die im Rahmen des Forderungsmanagements automatisch dokumentiert und versendet werden. Das zugrundeliegende System überwacht Fristen und kontrolliert Zahlungseingänge, ohne auf personelle Ressourcen zurückgreifen zu müssen. Ebenfalls werden Mahngebühren automatisiert im System berücksichtigt, integriert und verwaltet.

Außergerichtliches Mahnwesen

Im Allgemeinen kennt das Mahnwesen zwei größere Bereiche an Zuständigkeiten bzw. Ansatzpunkten. Diese sind in der Regel durch ihren zeitlich aufeinanderfolgenden Charakter gekennzeichnet. Das heißt, dass die beiden Oberbereiche in der Praxis normalerweise aufeinander aufbauen und sich auf diese Weise auch die Frage beantworten lässt, welche Maßnahmen des Mahnwesens als zuerst, nachfolgend und abschließend greifen. Am Anfang folgt zunächst das außergerichtliche Mahnwesen. Zeigt es keine erwünschten Erfolge, greift das außergerichtliche Mahnwesen. Die nachfolgenden Inhalte, Vorgehensweisen und Strategien sind entsprechend nach einem idealtypischen Prozess des Mahnwesens gegliedert. Der individuelle Fall kann mit Abweichungen verbunden sein.

Die Gefährdung von Geschäftsbeziehungen ist für Unternehmen häufig ein Grund, weswegen sie bei offenen Forderungen zögern. Eine Mahnung zu verfassen und zu versenden, bedeutet immer auch Stress und emotionale Belastung. Hier unmittelbar mit einem Inkasso-Verfahren zu drohen, ist deshalb für viele Unternehmen keine präferierte Option. Das Mahnwesen beginnt daher in der Regel erst mit einer Zahlungserinnerung. Diese ist quasi mit einer ersten Mahnung gleichzusetzen – allerdings entschärft formuliert. Culpa Inkasso versendet Zahlungserinnerungen je nach Fall und Wunsch auf verschiedenem Weg. Eine E-Mail oder SMS ist nicht unüblich. Hierbei verfügen unsere Experten über das notwendige Fingerspitzengefühl, um die Information möglichst adäquat den Umständen entsprechend zu kommunizieren. Die erste Kontaktaufnahme dient dem Zweck, freundlich und höflich das Anliegen zu vermitteln und Aufmerksamkeit zu schaffen. In vielen Fällen zeigt sich dies bereits als wirkungsvoll. Dass offene Forderungen nicht beglichen werden, muss nicht immer an der Zahlungsunwilligkeit des jeweiligen Kunden liegen. Missverständnisse oder Vergesslichkeit sind ebenfalls mögliche Ursachen. Durch eine wohlwollende Zahlungserinnerung lassen sich viele offene Forderungen bereits eintreiben.

Zeigt die erste Zahlungserinnerung allerdings keine Wirkung, folgt die zweite Mitteilung – dann auch unter dem tatsächlichen Titel der Mahnung. Das Mahnwesen setzt spätestens dann auf eine eindringliche und konsequente Formulierung. Der Schuldner – ganz gleich, ob Kunde oder Geschäftspartner – soll die Dringlichkeit und den Ernst der Situation deutlich machen. Inhaltlich werden dabei in der Regel konkrete Zahlungsziele vermittelt, also eine neue verbindliche Frist zur Begleichung der offenen Forderungen. Auch ist es möglich, bereits auf folgende Konsequenzen einer Zahlungsunwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit hinzuweisen. Dazu zählen zum Beispiel Verzugszinsen.

Für den Fall, dass auch die zweite Mahnung keine Reaktion des Schuldners hervorruft, heißt es für betroffene Unternehmen, unangebrachtes Zögern zu vermeiden. Lässt sich ein Unternehmen zu viel Zeit mit der Einbringung offener Forderungen im Mahnwesen, kann es beispielsweise passieren, dass Rechnungen verjähren. Dadurch resultiert ein dauerhafter Forderungsverlust. Der Schuldner hatte bereits zwei Möglichkeiten, seinen vertraglich festgelegten Pflichten nachzukommen und hat sich aktiv gegen die Zahlung entschieden. Nachsicht ist an dieser Stelle unangebracht. Konsequenz ist dringend erforderlich, um die Ernsthaftigkeit des Anliegens zu vermitteln. Es folgt die letzte Mahnung. Diese verdeutlicht, dass es sich hierbei um die abschließende Aufforderung zur Zahlung handelt. Sie beschreibt, dass andernfalls rechtliche Schritte drohen und die Nichtzahlung mit der Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens verbunden ist.

Das Mahnwesen an einen externen Dienstleister wie Culpa Inkasso zu verlagern, kann nicht nur aufgrund der ressourcenschonenden Automatisierung sinnvoll sein. Des Weiteren sei an dieser Stelle anzumerken, dass Schuldner den Ernst ihrer Situation oft besser bzw. schneller begreifen, wenn der entsprechende Absender einer Mahnung ein professionelles Inkasso-Unternehmen ist. Dies verleiht dem Prozess zusätzliche Dringlichkeit und erhöht die Chancen, dass sich Schuldner zahlungswillig zeigen. Hinzu kommt, dass sich Culpa Inkasso bei Bedarf auch um außergerichtliche Lösungen und Einigungen bemüht, die unter anderem das Telefoninkasso oder die Verhandlung von Zahlungsplänen beinhalten. Auf diesem Weg soll eine respektvolle, aber doch zielführende Lösung für den Schuldner und vor allem für das betroffene Unternehmen gefunden werden.

Gerichtliches Mahnwesen

Die verschiedenen Schritte des außergerichtlichen Mahnwesens führen häufig bereits zum Erfolg. Allerdings ist das nicht für alle Fälle zu erwarten. Zeigt sich ein Schuldner trotz Zahlungserinnerung und Mahnschreiben nicht zahlungswillig, folgt das gerichtliche Mahnwesen. Es beginnt damit, dass Culpa Inkasso als beauftragtes Inkasso-Unternehmen zunächst beim zuständigen Mahngericht einen Antrag auf Erlass des Mahnbescheids einreicht. Das Gericht wird den Antrag prüfen und dem Schuldner den Bescheid zustellen. Dieser hat im Anschluss zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Tut der Schuldner das nicht, so kann der Gläubiger im nächsten Schritt einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser ermöglicht es, die offene Forderung durch eine Zwangsvollstreckung einzutreiben. Für den Fall, dass der Schuldner gegen den Mahnbescheid Widerspruch einlegt, übernimmt das zuständige Amtsgericht das streitige Verfahren. Fällt das Urteil zugunsten des betroffenen Unternehmens aus, dient es als Grundlage zur Vollstreckung.

Sobald die Vollstreckung rechtlich vollzogen werden darf, hat der Gläubiger die Möglichkeit, die Zwangsvollstreckung einzuleiten. Dazu wird häufig ein Gerichtsvollzieher damit beauftragt, Vermögenswerte oder Konten des Schuldners zu pfänden bzw. zu sperren. Falls der Kunde die Rechnung weiterhin nicht bezahlt, ist die Beauftragung eines Inkassobüros für die Zwangsvollstreckung ebenfalls möglich. In extremen Härtefällen kann es vorkommen, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist. Dann kommt bei Culpa Inkasso auf Wunsch das automatisierte Langzeit-Monitoring für Schuldner zum Einsatz. In diesem Rahmen wird die Bonität des Schuldners bis zu 30 Jahre lang überwacht. Bei einer positiven Entwicklung und erwartbaren Zahlungsfähigkeit kann Culpa Inkasso unmittelbar eine neue Zwangsvollstreckung einleiten.

Zahlungsverzug: Wer kommt wann in Verzug?

Grundlage und Ansatzpunkt für das Mahnwesen besteht dort, wo Kunden oder Geschäftspartner in Zahlungsverzug geraten. Dass offene Forderungen nicht beglichen werden und anschließend Maßnahmen des Mahnwesens greifen können, ist von diesem Zustand abhängig. Der Zahlungsverzug markiert den Zeitpunkt, zu welchem ein Kunde zum Schuldner wird. Dieser Umstand tritt dann ein, wenn ein Kunde oder Geschäftspartner trotz angemessener Zahlungsfrist und ggf. einer Mahnung die offene Geldforderung nicht zahlt. Grundlage hierfür ist ein vorher festgelegtes Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum. Es kann explizit in der Rechnung formuliert sein – beispielsweise durch Angabe eines bestimmten Datums oder einer Zeitspanne – oder ist implizit durch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gegeben. Auch muss dem Kunden eine schriftliche Rechnung vorliegen und die festgelegte Leistung – also zum Beispiel die Bereitstellung einer Ware oder Ausführung einer Dienstleistung – muss ordnungsgemäß erbracht worden sein. Insofern kein bestimmtes Datum für die Zahlung festgelegt wurde, ist zusätzlich eine Mahnung auszustellen, um den Schuldner offiziell in Zahlungsverzug zu setzen. Die Form dieser Mahnung ist dabei nicht weiter definiert. Eine postalisch zugestellte und schriftliche Mahnung ist deswegen nicht zwingend erforderlich. Bereits eine Mahnung per E-Mail ist im Mahnwesen ausreichend, um den betroffenen Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen.

Mahnkosten

Kommt ein Kunde oder Geschäftspartner in Zahlungsverzug, so fallen für ihn neben den eigentlichen offenen Forderungen weitere Mahnkosten an. Hier sind zunächst Verzugszinsen zu benennen. Diese richten sich am Basiszinssatz und liegen bei Privatpersonen (B2C) 5 % sowie bei Geschäftsbeziehungen (B2B) 9 % darüber. Sie sollen den Schaden begleichen, den das betroffene Unternehmen durch das Überziehen der Zahlungsfrist erlitten hat. Mahnkosten hingegen sind Kosten, die durch das praktizierte Mahnwesen angefallen sind. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Papier und Porto, für die Adressermittlung, aber auch Ausgaben für einen Anwalt oder Inkassobüro, wenn die Zahlung weiterhin nicht stattfindet. Der Gläubiger darf die Kosten für ein Inkassounternehmen dann beim Schuldner geltend machen, wenn der Schuldner in Zahlungsverzug geraten ist und auch eine Zahlungserinnerung keine gewünschte Besserung zeigte. Im Vergleich zu einem Anwalt sind dabei Inkasso-Unternehmen in der Regel bis zu 90 % günstiger. Bei Culpa Inkasso ist es darüber hinaus so, dass Kosten erst dann anfallen, wenn die ausstehenden Forderungen tatsächlich erhalten wurden. Dadurch entsteht für betroffene Unternehmen kein zusätzliches finanzielles Risiko. Die Kosten setzen sich im Erfolgsfall aus einem Inkasso-Ausgleich von wenigen Prozent der Forderungshöhe sowie einer Vergütung in Höhe der Nebenforderungen zusammen. Zu letzterem zählen beispielsweise auch die Verzugszinsen und Mahnkosten, die dem Schuldner abgerechnet werden können.

Einfache Lösung für Mahnwesen: Inkassounternehmen beantragen

Für Unternehmen aus den verschiedensten Branchen und der unterschiedlichsten Größenordnungen ist das Mahnwesen ein äußerst relevantes Feld, um die eigene Liquidität langfristig zu sichern. Ein konsequenter, aber respektvoller Umgang mit ausstehenden und überfälligen Forderungen kann mit Blick auf die für das Mahnwesen notwendigen Ressourcen durchaus zu einer Herausforderung werden.

Eine zukunftsorientierte und moderne Lösung bietet der automatisierte kaufmännische Mahnservice von Culpa Inkasso. Als erfahrenes und professionelles Inkasso-Unternehmen stehen wir Ihnen gerne bei Fragen rund um das Thema Mahnwesen, aber auch darüber hinaus zur Verfügung. Culpa Inkasso berät Sie gerne und zeigt Ihnen, wie Sie ein effektives Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren können. Neben unserem kaufmännischen Mahnservice übernehmen wir selbstverständlich auch das klassische Inkassoverfahren im Nachgang und unterstützen Sie in allen Belangen rund um Inkasso. Senden Sie uns gern eine Anfrage. Wir freuen uns darauf, Sie bei einem unverbindlichen Erstgespräch kennenzulernen.

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