Von Lutz Löbl

Zahlungserinnerung: Vorlagen mit unterschiedlichen Formulierungen

Die Zahlungserinnerung ist ein Hinweis für den Schuldner, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Sollte kein Zahlungsziel vereinbart worden sein, versetzt ihn die erste Mahnung zudem in Zahlungsverzug – dieser ist wichtig für die spätere Berechnung von Verzugszinsen. Ein Überblick über ausdrucksstarke Formulierungen und Muster für Ihre Zahlungserinnerungen.

Vorlagen für eine Zahlungserinnerung mit unterschiedlichen Formulierungen

Rechtliches: Die Zahlungserinnerung als 1. Mahnung

Die Zahlungserinnerung ist – wie es der Name schon verrät – eine Erinnerung an einen noch ausstehenden Rechnungsbetrag. Was viele jedoch nicht wissen: Die Zahlungserinnerung ist auch immer eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB. Das Wort Zahlungserinnerung wird anstatt der Formulierung „Mahnung“ verwendet, da dieses freundlicher und weniger vorwurfsvoll klingt.

Bei der Ausstellung der ersten Mahnung gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde die ausstehende Zahlung lediglich aus den Augen verloren hat oder es zu einem Fehler bei der Bezahlung kam. Aus diesem Grund wird bei der Zahlungserinnerung ein freundlicher, aber bestimmter Ton gewählt und ein neues Zahlungsziel gesetzt. Dieses liegt in der Regel zwischen sieben und vierzehn Werktagen nach Erhalt der Zahlungserinnerung. Es müssen alle relevanten Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten sein, damit die Zahlungserinnerung auch als Mahnung gilt – welche das sind, können Sie den untenstehenden Mustern für die Zahlungsaufforderung entnehmen.

Wann muss die erste Mahnung verschickt werden?

Eine Rechnung ist immer mit einer vorher vereinbarten Zahlungsfrist verbunden – der Gesetzgeber gibt in Deutschland ein Zahlungsziel von 30 Tagen vor (§ 286 BGB). Diese Frist kann abweichen, wenn es vorher vereinbart wurde. Bei Rechnungskäufen im Internet beispielsweise gibt es häufig ein Zahlungsziel von 14 Tagen, während im B2B-Bereich 30 Tage verbreitet sind. Die erste Mahnung sollten Sie dann verschicken, wenn die vereinbarte Zahlungsfrist verstrichen ist.

Das hat auch einen rechtlichen Hintergrund: Wird eine Zahlungsfrist für eine Rechnung vereinbart, befindet sich der Kunde mit dem ersten vollen Tag nach Ablauf dieser im Zahlungsverzug. Als Gläubiger haben Sie dann das Recht, Verzugszinsen nach § 288 BGB festzusetzen. Die Höhe dieser richtet sich nach der Anzahl der Verzugstage, also den Tagen bis zur Zahlung, und der Art des Geschäftes (Verbrauchergeschäft oder Geschäft zwischen Unternehmen). Wurde keine Zahlungsfrist vereinbart, wird der Kunde erst mit Erhalt der Mahnung in Verzug gesetzt.

In Deutschland ist grundsätzlich nur eine Zahlungserinnerung gesetzlich notwendig. Eingebürgert hat sich dennoch ein dreistufiges Mahnsystem, bei welchem Sie sich an diesen Fristen orientieren können:

  1. Mahnung: Sofort nach dem Fälligkeitsdatum
  2. Mahnung: 7–14 Tage nach der neuen Zahlungsfrist
  3. Mahnung: 14–20 Tage nach der neuen Zahlungsfrist

Unser Tipp:
Als Gläubiger müssen Sie dem Kunden deutlich machen, dass die Mahnungen nicht das einzig verfügbare Mittel sind, um Ihre Forderung durchzusetzen. Bereits in der zweiten Mahnung sollte der Ton daher bestimmter sein und es können Verzugszinsen sowie Mahngebühren festgesetzt werden. Reagiert Ihr Schuldner auch auf die zweite Mahnung nicht, sollten Sie ein Inkassobüro einschalten oder rechtliche Konsequenzen androhen.

Schriftform oder Textform: Wie muss die erste Mahnung versendet werden?

Die 1. Mahnung ist an keine gesetzlichen Vorschriften geknüpft, was ihre Form angeht. Sie muss nicht in der Schriftform nach § 126 BGB erfolgen, um wirksam zu sein. Um eine gültige Mahnung auszusprechen, können Sie den Kunden sowohl anrufen als auch eine E-Mail oder einen Brief schreiben. Sie sind hier an keinerlei Vorschriften gebunden.

Für langjährige Geschäftsbeziehungen oder immer dann, wenn Sie vermuten, die Zahlung wurde einfach nur vergessen, empfehlen wir die Kontaktaufnahme per Telefon oder mit einer kurzen, freundlichen E-Mail. Hier kann auch scherzhaft auf die offene Forderung hingewiesen werden. Handelt es sich jedoch um einen neuen Kunden oder sind Sie sich sicher, dass dieser die Zahlung nicht vergessen hat, sollten Sie bestenfalls einen Brief verfassen oder gleich ein professionelles Inkassounternehmen für das Mahnverfahren beauftragen.

Tonfall und Inhalt: Wie muss die Zahlungserinnerung formuliert werden?

Auch bei der Art der Formulierung gibt es keine konkreten gesetzlichen Bestimmungen. Hier liegt es in Ihrem eigenen Ermessen, ob Sie einen etwas strengeren Ton anschlagen oder doch freundlich auf den offenstehenden Betrag hinweisen. Grundsätzlich empfehlen wir, den Zweck des Schreibens deutlich zu machen – bei der Zahlungserinnerung eignet sich hierfür die Betreffzeile besonders gut.

Wählen Sie hier einen markanten und unmissverständlichen Satz wie:

  • „Zahlungsaufforderung zur offenen Rechnung-Nr. (Rechnungsnummer)“
  • „Freundliche Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)“
  • „Mahnung zur offenen Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)“

Der Betreff macht dem Schuldner mit einem Blick deutlich, was er zu tun hat und dass die Rechnung bisher noch nicht beglichen wurde. In der Regel reicht eine Zahlungserinnerung aus, um eine Begleichung der Rechnung zu erwirken.

Tipp:
Weiter unten im Text finden Sie sowohl eine Vorlage für die freundliche Zahlungserinnerung als auch einen Text für die Zahlungserinnerung mit etwas mehr Nachdruck.

Anforderungen an eine gesetzeskonforme erste Mahnung

Der konkrete Text einer Zahlungserinnerung ist an keine gesetzlichen Vorgaben geknüpft – sie muss jedoch einige wichtige Angaben enthalten, um als rechtskonforme Mahnung zu gelten. Diese Informationen dürfen auf keinem schriftlichen Mahnschreiben fehlen:

  • Forderungsdetails:
    Genaue Angaben über die Höhe der offenen Forderung, einschließlich der Rechnungsnummer und des ursprünglichen Rechnungsdatums.
  • Zahlungsfrist:
    Die Mahnung braucht eine konkrete Frist, bis zu welcher der Schuldner die offene Forderung begleichen muss.
  • Fälligkeitsdatum:
    Es muss darauf hingewiesen werden, ab wann die ursprüngliche Forderung fällig war und ab wann Verzugszinsen berechnet werden.
  • Kontaktinformationen:
    Die Kontaktdaten des Gläubigers und des Schuldners müssen auf der Zahlungserinnerung deutlich vermerkt werden.
  • Datum:
    Das Datum der Zahlungserinnerung muss auf dem Schreiben festgehalten werden, wenn es sich um eine schriftliche Mahnung handelt.
Wichtig:
Es ist nicht zwingend erforderlich, dass die Mahnung schriftlich erfolgt, sie kann auch am Telefon ausgesprochen werden. Wir empfehlen die schriftliche Mahnung jedoch aus Gründen der Beweisführung bei einem eventuellen Rechtsstreit.

Formulierungen und Vorlagen für die Zahlungserinnerung

Es ist nicht immer leicht, die richtigen Worte für eine Zahlungserinnerung zu finden. Gerade dann, wenn es sich um eine langjährige, gute Geschäftsbeziehung handelt, wollen Sie diese oft nicht mit dem Wort „Mahnung“ belasten. Die erneute Aufforderung bringt den Gläubiger in eine unangenehme Situation, in welcher er erneut auf eine ausstehende Zahlung hinweisen muss – obwohl sich eigentlich der Schuldner verantwortlich fühlen sollte.

Unsere Muster für die Zahlungserinnerung helfen Ihnen, Ihre Forderung freundlich, aber bestimmt durchzusetzen.

Freundliche Zahlungserinnerung (Vorlage)

Hinweis auf ausstehende Zahlung zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)

Sehr geehrte…,

leider haben Sie auf unsere o.g. Rechnung vom … nicht reagiert und wir konnten noch keinen Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen. Folgende Beträge sind aktuell noch ausstehend:

Rechnungssumme inkl. MwSt. … Euro
Mahngebühren … Euro
Verzugszinsen (… %) … Euro
Gesamtbetrag … Euro

Bitte überweisen Sie die Gesamtsumme bis zum … vollständig auf unser unten aufgeführtes Bankkonto. Sollten Sie den Betrag mittlerweile bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Wichtig für Gläubiger:
Sowohl Verzugszinsen als auch Mahngebühren können Sie als Gläubiger in Rechnung stellen, müssen Sie aber nicht. Die Mahngebühren dürfen nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten berechnet werden – Personal- und Verwaltungskosten zählen hier nicht dazu. Haben Sie deshalb bei diesen ein besonderes Augenmerk auf die Verhältnismäßigkeit.

Private Zahlungsaufforderung (Vorlage)

Erste Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. (Rechnungsnummer) vom …

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name des Schuldners),

wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. (Rechnungsnummer) vom … über … € zur Zahlung fällig ist. Bisher konnten wir keinen Zahlungseingang auf unserem Bankkonto feststellen.

Bitte überweisen Sie die untenstehenden Beträge bis spätestens zum … auf unser Bankkonto:

Rechnungssumme inkl. MwSt. … Euro
Mahngebühren … Euro
Verzugszinsen (… %) … Euro
Gesamtbetrag … Euro

Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat und die Rechnung in der Zwischenzeit beglichen wurde, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Sollten Sie Fragen zur Rechnung oder Schwierigkeiten bei der Zahlung haben, setzen Sie sich bitte umgehend mit uns in Verbindung.

Mit freundlichen Grüßen

Alle Leistungen aus einer Hand: Kaufmännische Mahnservices von Culpa Inkasso

Das Mahnwesen ist eine undankbare Aufgabe und frisst in vielen Unternehmen wöchentlich eine Menge Zeit. Gerade dann, wenn zahlreiche Einzelrechnungen ausgestellt werden, ist oft ein eigener Mitarbeiter mit der Abwicklung des Mahnwesens betraut. Geschätzt werden pro Mahnung zwischen 20 und 30 Minuten Arbeitszeit benötigt – in Zeiten von Fachkräftemangel und vollen Auftragsbüchern eine zusätzliche Belastung für die Unternehmen.

Culpa Inkasso übernimmt alle Aufgaben des Mahnwesens für Sie und damit ein automatisiertes Outsourcing aller Mahnungen. Der VERZUGSALARM Mahnservice ist ideal für wenige oder einzelne Forderungen von Privatpersonen oder Firmen mit einer geringen Anzahl an Rechnungen. Mit dem PREMIUM Mahnservice ist es auch kein Problem, regelmäßig große Mengen an offenen Forderungen unkompliziert und schnell abzuwickeln.

Zu unseren vielseitigen Leistungen gehören unter anderem:

  • Automatisierte Mahnläufe (auch in Ihrem Corporate Design)

  • Callcenter-Dienste und Backoffice-Leistungen mit Ihrer Telefonnummer / E-Mail
  • Treffen individueller Zahlungsvereinbarungen und Zahlungsüberwachung
  • Automatische Übergabe an den Forderungseinzug (Inkasso) falls nötig

Mit einem effektiven kaufmännischen Mahnservice können Sie dem zeitaufwendigen Prozess eines Inkassos vorbeugen und die fristgerechte Zahlung Ihrer Kunden überwachen. Bei Culpa Inkasso haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass wir die offene Forderung bei erfolgloser Mahnung auch über unsere Inkasso-Experten einfordern lassen können – Sie erhalten alle Leistungen von der ersten Mahnung bis zu gerichtlichen Maßnahmen aus einer Hand.

Stellen Sie noch heute eine unverbindliche Anfrage und lassen Sie sich zu den kaufmännischen Mahnservices von Culpa Inkasso beraten. Wir freuen uns bereits auf Ihre Kontaktaufnahme!

Was passiert, wenn der Schuldner nicht auf die Zahlungserinnerung reagiert?

Reagiert der Kunde nicht auf die erste Mahnung, dann haben Sie als Gläubiger mehrere Möglichkeiten. Aus rechtlicher Sicht reicht eine Zahlungserinnerung bereits aus, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen, wenn kein Zahlungsziel vereinbart wurde. Ab diesem Zeitpunkt dürfen dann auch Verzugszinsen in Höhe des Basiszinssatzes + 5 % bei Privatpersonen und + 9 % bei Unternehmen berechnet werden.

Bleibt die erste Mahnung erfolglos, wickeln die meisten Gläubiger den Prozess in der Regel weiterhin intern ab. Dazu gehört unter anderem das Versenden einer zweiten und dritten Mahnung, in welchen der Ton etwas strenger wird. Führen auch diese Zahlungserinnerungen unter Androhung rechtlicher Konsequenzen nicht zum Erfolg, sollten Sie ein Inkassounternehmen beauftragen.

Erwirkung eines gerichtlichen Titels durch Culpa Inkasso

Culpa Inkasso prüft dabei nur die Bonität des Schuldners, sondern hilft Ihnen auch dabei, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die Forderung zu titulieren. Die Erwirkung eines vollstreckbaren Titels beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Gericht. Sollten Sie sich vorab darüber im Klaren sein, dass kein pfändbares Vermögen vorliegt oder ein Widerspruch des Schuldners wahrscheinlich ist (etwa bei Unklarheiten), sollte eventuell kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Hier ist die Kostendeckung sonst ungeklärt.

Das Gericht prüft den Antrag auf den Mahnbescheid im Anschluss auf Korrektheit und erlässt diesen, wenn es keine Einwände gibt. Diesem Mahnbescheid kann der Schuldner im Anschluss zwei Wochen widersprechen. Tut er dies nicht, dann kann der Gläubiger einen Antrag auf Erlassung eines Vollstreckungsbescheides beim Gericht stellen. Nach einer erneuten Widerspruchsfrist von zwei Wochen kann der Gläubiger den Titel durch Sach-, Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen.

Wichtig:
Für alle gerichtlichen Kosten sowie die Inkassoaufwendungen muss der Schuldner aufkommen, wenn Ihrem gerichtlichen Antrag stattgegeben wird. Sie selbst tragen kein Kostenrisiko.

Vereinbaren Sie noch heute Ihr unverbindliches Erstgespräch und lassen Sie sich zu unseren Dienstleistungen beraten – wir freuen uns bereits auf ein persönliches Gespräch!

Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung

Ist die Zahlungserinnerung immer automatisch eine erste Mahnung?

Ja, das Wort Zahlungserinnerung wird lediglich verwendet, da es sich um eine "freundlichere" Formulierung handelt als Mahnung. Sollte kein Zahlungsziel vereinbart worden sein, setzen Sie den Schuldner mit der Zahlungserinnerung in Verzug, was für spätere Verzugszinsen wichtig wird.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich immer nach den Säumnistagen, also den Tagen, die nach der ursprünglichen Zahlungsfrist bis zum Zahlungseingang vergehen, sowie der Art des Geschäftes. Grundsätzlich ist der Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank ausschlaggebend für die Höhe der Verzugszinsen. Bei Geschäften mit Verbrauchern darf der Basiszinssatz + 5 % als Verzugszins berechnet werden, bei Geschäften zwischen Unternehmen sogar + 9 %.

Diese Formel kann für die Berechnung genutzt werden:
Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5 / 9 %) x Säumnistage / 365 = Höhe der Verzugszinsen

Hier finden Sie einem Rechner für Verzugszinsen...

Welche Angaben müssen in der ersten Mahnung enthalten sein?

Wenn Sie die erste Zahlungserinnerung schriftlich ausstellen, dann sollte diese die ursprüngliche Rechnungsnummer, das ursprüngliche Rechnungsdatum und den fälligen Gesamtbetrag enthalten. Zudem muss das aktuelle Datum, Absender- und Empfängeradresse sowie die Bankverbindung auf dem Brief zu finden sein. Auch wenn eine telefonische Mahnung möglich ist, empfehlen wir aus Beweisgründen immer die schriftliche Zusendung per Brief oder E-Mail. Mehr dazu...

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