Von Lutz Löbl

Letzte Mahnung: Vorlage und Wissenswertes

Mahnungen sind für beide Seiten unangenehm und belasten eine Geschäftsbeziehung. Sie sind Zahlungserinnerungen für den Kunden, wenn dieser eine Rechnung nicht innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist beglichen hat. Doch was tun, wenn trotz der dritten Mahnung wieder keine Zahlung eingegangen ist? Welche rechtlichen Schritte können eingeleitet werden?

Wir geben Ihnen eine Übersicht über mögliche Formulierungen und wichtige Informationen rund um den Inhalt eines Mahnschreibens.

Vorlage und Wissenswertes zur letzten Mahnung

Vorlage für Mahnungen: Was Sie beachten müssen

Mahnungen sind das letzte außergerichtliche Mittel, um einen Schuldner dazu zu bewegen, eine offene Rechnung zu begleichen. Eine Mahnung darf immer dann gestellt werden, wenn mit Ablauf der Zahlungsfrist noch kein Geld auf dem Konto des Gläubigers eingegangen ist. Hier spricht man ab diesem Zeitpunkt von einem „Zahlungsverzug“.

In § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) heißt es dazu: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet…“. Wurde zwischen beiden Parteien ein abweichendes Zahlungsziel vereinbart, etwa von 14 Tagen, dann ist dieses ausschlaggebend für den Zeitpunkt einer ersten Mahnung / Zahlungserinnerung.

Das klassische Mahnwesen: 1., 2., 3. Mahnung

In Deutschland hat sich mittlerweile ein dreistufiges Mahnsystem etabliert. Gesetzlich gibt es nämlich keine Vorschriften, wie viele Mahnungen versendet werden müssen, bis Sie weitere rechtliche Schritte einleiten. Wichtig ist lediglich, dass dem Schuldner mindestens eine Zahlungsaufforderung nach der Rechnung zugesendet wird (§ 286 BGB).

Wichtig: Wenn Sie auf der ursprünglichen Rechnung kein Zahlungsziel festgehalten haben, dann versetzen Sie den Schuldner mit der ersten Mahnung in Verzug. Die Anzahl der Versäumnistage ist später relevant bei der Berechnung etwaiger Verzugszinsen. Ist auf der Rechnung ein Zahlungsziel festgehalten, dann beginnt die Verzugsdauer automatisch mit dem ersten Tag nach Ablauf dieses Datums.

Bei der ersten Mahnung handelt es sich oftmals um eine freundliche Zahlungserinnerung, falls der Schuldner den offenen Rechnungsbetrag schlichtweg vergessen hat. In der Formulierung ist es deshalb wichtig, dem Kunden keine böse Absicht zu unterstellen und sachlich sowie höflich zu bleiben. Das Wort „Mahnung“ sollte in dieser Erinnerung noch nicht auftauchen, da „Zahlungserinnerung“ deutlich weniger vorwurfsvoll klingt.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, welche Zahlungsfrist Sie Ihrem Kunden in der ersten Mahnung geben müssen. Üblich sind hierbei jedoch zwischen sieben und vierzehn Tage. Diese Frist muss in der Mahnung klar und deutlich hervorgehoben sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Deutliche Worte – die Bedeutungen der 2. und 3. Mahnung

Rechtlich gesehen benötigen Sie nur eine Mahnung, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen. Dieser „Status“ bietet für den Gläubiger zahlreiche Vorteile. Unter anderem haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen, welche der Kunde zusätzlich zur Hauptforderung zahlen muss. Diese liegen bei Geschäften mit Verbrauchern bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und bei Geschäften zwischen Unternehmen sogar bei neun. Dazu kommt Ihr Recht, Schadensersatz für die Kosten für einen Inkassodienstleister oder Anwälte einzufordern und Mahnkosten in Rechnung zu stellen.

Die zweite und dritte Mahnung ist demnach mehr eine Gepflogenheit als eine rechtliche Notwendigkeit. Hier weisen Sie den Schuldner nochmals sachlich und bestimmt darauf hin, dass bisher kein Zahlungseingang festgestellt werden konnte. Ab der zweiten Meinung gehen Sie nicht mehr von einem Missgeschick vonseiten des Kunden aus. Der Ton hier ist demnach bestimmter und Sie haben die Möglichkeit, rechtliche Konsequenzen und zusätzliche Kosten anzudrohen.

Welche Formulierungen Sie verwenden können und wie die letzten Zahlungserinnerungen aufgebaut sein sollten, zeigen wir Ihnen gleich in unseren Mustern zum Mahnschreiben.

Wann sollte man die letzte Mahnung versenden?

Die dritte Mahnung ist das finale Mittel vor der Einleitung rechtlicher Schritte gegenüber Ihrem Schuldner. Sie sollte immer dann versendet werden, wenn nach der zweiten Mahnung immer noch keine Zahlung auf Ihrem Konto eingeht.

Für den Zeitpunkt der Mahnungen können Sie sich an diesen Fristen orientieren:

  • Mahnung: 10-14 Tage nach Fälligkeitsdatum
  • Mahnung 20-30 Tage nach der neuen Zahlungsfrist
  • Mahnung 40-50 Tage nach der neuen Zahlungsfrist

Bei der ersten Mahnung handelt es sich um eine freundliche Zahlungserinnerung in einem nicht vorwurfsvollen Ton. Hier gehen Sie davon aus, Ihr Kunde hat die offene Rechnung übersehen oder vergessen. Bei der zweiten Meinung können Sie Ihrem Anliegen etwas mehr Nachdruck verleihen und auch auf die bereits gesendete Zahlungserinnerung hinweisen. Die dritte Mahnung muss rechtliche Konsequenzen ankündigen und dem Schuldner seine letzte Chance verdeutlichen.

Vorlagen und mögliche Textbausteine für die letzte Mahnung

Bei der dritten Mahnung sollte es sich auch um die letzte handeln – das hat einige gute Gründe. Mit den ersten beiden Mahnungen lassen Sie Ihrem Kunden zwei Zahlungserinnerungen zukommen, welche mit noch keinen ernsthaften Konsequenzen verbunden sind. In der zweiten Mahnung sind Sie zwar bestimmter und geben eine Deadline vor, von rechtlichen Schritten ist auch hier jedoch oft nicht die Rede.

Die dritte Mahnung gibt dem Kunden erneut zwischen sieben und vierzehn Tagen Zeit, darüber nachzudenken, ob er die Rechnung nicht doch noch begleichen will. Vergeht nun wieder eine Zahlungsfrist, sollte das Ende Ihrer Geduld erreicht sein. Mahnungen sind nicht nur sehr zeit- und kostenintensiv, sondern Ihr Kunde nimmt diese auch immer weniger ernst, wenn keine ernsthaften Folgen drohen. Bereits vor der dritten und letzten Mahnung müssen Sie sich demnach Gedanken machen, wie Sie mehr Druck auf den Schuldner ausüben. Ein bewährtes Mittel hierbei ist die Verwendung spezieller Formulierungen und die Androhung von Konsequenzen.

Wichtig:
Die dritte und letzte Mahnung empfiehlt sich nur, wenn mit der Zahlung des Schuldners zu rechnen ist oder Sie z. B. eine langjährige Geschäftsbeziehung nicht zu sehr belasten möchten. Andernfalls raten wir Ihnen dazu, nach der zweiten Mahnung ein Inkassobüro bzw. Inkassounternehmen einzuschalten.

Letzte Aufforderung zur Zahlung: Rechnungs-Nr. (Rechnungsnummer)

Sehr geehrte…,

trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom … und vom … konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang zur oben genannten Rechnung feststellen.

Zur Zahlung ausstehend sind die folgenden Beträge:

Rechnungsbetrag inkl. MwSt. … Euro
Verzugszinsen (… %) … Euro
Mahnkosten … Euro
Summe … Euro

Wir bitten Sie zum letzten Mal, die offenen Beträge unter Angabe der o.g. Rechnungsnummer bis zum … auf unser Konto zu überweisen.

Sollte dieser Termin ohne Geldeingang verstreichen, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten. Bitte beachten Sie, dass hierdurch weitere Kosten zu Ihren Lasten sowie weitere Verzugszinsen entstehen.

Sollte der offene Betrag mittlerweile beglichen worden sein, beachten Sie diese Zahlungsaufforderung bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Letzte Mahnung mit Inkasso-Androhung (Muster)

Die Kosten für ein Inkassoverfahren trägt immer der Schuldner – aus diesem Grund ist die Androhung einer solchen Maßnahme oft wirksam und führt zu einer Zahlung der offenen Beträge. Dieses Muster für ein Mahnschreiben mit Androhung von Inkassomaßnahmen können Sie nutzen:

Drohendes Inkassoverfahren zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)

Sehr geehrte…,

trotz mehrfacher Zahlungsaufforderungen vom … und … konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang zur o.g. Rechnung feststellen.

Zur Zahlung ausstehend sind die folgenden Beträge:

Rechnungsbetrag inkl. MwSt. … Euro
Verzugszinsen (… %) … Euro
Mahnkosten … Euro
Summe … Euro

Bitte überweisen Sie alle offenen Beträge unter Angabe der Rechnungsnummer bis zum … auf das unten aufgeführte Bankkonto. Sollten wir bis zu diesem Datum keinen Zahlungseingang feststellen, sehen wir uns gezwungen, die Forderung an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Die hierbei entstehenden Kosten müssen von Ihrer Seite getragen werden.

Dieses Schreiben ist die letzte Möglichkeit, die Angelegenheit ohne rechtliche Schritte zu klären. Sollten Sie den Betrag in der Zwischenzeit beglichen haben, betrachten Sie dieses bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Letzte Mahnung mit Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens (Muster)

Ein gerichtliches Mahnverfahren verursacht durch Anwalts- und Gerichtsaufwendungen nicht selten vierstellige Kosten für den Schuldner. Dazu kommen hohe Verzugszinsen durch die verstrichenen Tage. Ein Muster für die Mahnung unter Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens kann z. B. so aussehen:

Dringlich: Letzte Mahnung und weitere Schritte zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)

Sehr geehrte…,

leider konnten wir trotz mehrfacher Erinnerungen vom … und … keinen Zahlungseingang zur o.g. Rechnung auf unserem Konto feststellen.

Folgende Beträge und Gebühren sind nach wie vor ausstehend:

Rechnungsbetrag inkl. MwSt. … Euro
Verzugszinsen (… %) … Euro
Mahnkosten … Euro
Summe … Euro

Sollten wir bis zum … keine Zahlung auf unserem Konto feststellen, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Gerichts-, Anwalts- und Mahnkosten zu Ihren Lasten fallen. Haben Sie den ausstehenden Betrag mittlerweile beglichen, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Zeit und Nerven einsparen: Mahnservices von Culpa Inkasso

Als wachsendes Unternehmen sind Sie darauf angewiesen, Ihre Zeit auch wirklich in den Ausbau des Geschäftes investieren zu können. Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die Einleitung gerichtlicher Verfahren kosten Sie nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch eine ganze Menge Geld. Mit den Mahnservices von Culpa Inkasso können Sie Personal, Zeit und Geld sparen.

Durch ein automatisiertes Outsourcing Ihres Mahnwesens bietet Culpa Inkasso eine effiziente Lösung für Ihr Forderungsmanagement. Die ideale Lösung für alle Unternehmen, welche eine große Anzahl an Forderungen überwachen und Ihre internen Ressourcen schonen müssen.

Umfangreiche Maßnahmen helfen wir dabei, dass alle Forderungen fristgerecht beglichen werden. Dazu gehören unter anderem:

  • Automatisiertes Mahnverfahren ohne Verwaltungsaufwand
  • Professionelle Kommunikation mit den Schuldnern
  • Fristgerechte Ausstellung von Mahnungen
  • Rechtskonforme Abwicklung von Verzugszinsen und Mahngebühren
  • Individuelle Mahnstrategien für Ihr Unternehmen
  • Regelmäßiges Reporting über offene Forderungen

Alle diese Maßnahmen greifen Hand in Hand und helfen dabei, Ihre Liquidität zu sichern und finanzielle Risiken zu minimieren, indem sie dafür sorgen, dass alle Forderungen rechtzeitig beglichen werden. Unsere geschulten Mitarbeiter wickeln die gesamte Kommunikation per Telefon, E-Mail und über den Postweg ab und leiten, falls nötig, auch rechtliche / gerichtliche Maßnahmen in die Wege. Die Kosten für Inkassoverfahren und gerichtliche Aufwendungen werden dabei immer dem Schuldner in Rechnung gestellt.

Gerne helfen wir Ihnen dabei, die perfekte Lösung für Ihr Forderungsmanagement zu finden. Unser erfahrenes Team berät Sie gerne zu unseren Leistungen und Möglichkeiten. Treten Sie noch heute mit uns in Kontakt und wir melden uns zeitnah für die Vereinbarung eines Termins.

Welche Folgen hat die letzte Mahnung?

Zahlt der Schuldner auch nach der letzten Mahnung nicht und lässt eine erneute Zahlungsfrist verstreichen, dann leiten die meisten Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren ein, dessen Ziel ein vollstreckbarer Titel ist. Ist kein pfändbares Vermögen vorhanden, sollte gegebenenfalls kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden, da die Kosten sonst vom Gläubiger vorzustrecken sind.

Culpa Inkasso kann im Vorfeld eine Bonitätsprüfung durchführen und diese Zweifel so aus dem Weg räumen. Das gerichtliche Verfahren wird durch den Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welchen das Gericht zunächst auf Korrektheit überprüft. Wir der Mahnbescheid erlassen, kann der Schuldner diesem innerhalb von zwei Wochen widersprechen. Tut er das nicht, erlässt das Gericht auf Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mit dessen Hilfe ein vollstreckbarer Titel erlangt wird. Diesem kann der Schuldner zwei Wochen lang widersprechen. Tut er auch das nicht, kann der Titel durch Sach-, Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchgesetzt werden.

Wichtig:
Sämtliche Gerichts- und Anwaltskosten sind nach Erfolg vom Schuldner zu tragen.

Was tun, wenn der Kunde auf die letzte Mahnung nicht reagiert?

Reagiert Ihr Kunde auch auf die letzte Mahnung nicht und die Zahlungsfrist verstreicht, sollten Sie die Angelegenheit an ein professionelles Inkassounternehmen weitergeben. Culpa Inkasso unterstützt Sie beim gesamtem Mahnwesen und schafft es in den meisten Fällen, die Forderungen außergerichtlich durchzusetzen.

Sollte es nötig sein, können wir Sie auch bei einem gerichtlichen Verfahren unterstützen. Durch unsere Experten mit juristischem Background wissen wir genau, was es bei der Beantragung eines Mahnbescheids zu beachten gibt und welche Fehler vermieden werden sollten. Zudem verfügen wir über ein breites Netzwerk an Partneranwälten, welche Ihr Anliegen genaustens prüfen und eine fundierte Vorgehensweise ausarbeiten können.

Gerne beraten wir Sie unverbindlich zum Thema letzte Mahnung bzw. zum Mahnwesen allgemein. Vereinbaren Sie noch heute Ihr kostenfreies Erstgespräch mit einem unserer Experten.

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