Zahlungsaufforderung professionell erstellen
Die Zahlungsaufforderung ist ein gängiges Mittel, um einen Schuldner auf eine ausstehende Forderung hinzuweisen. Sie soll einen säumigen Kunden zur Zahlung bewegen, ohne dass weitere Maßnahmen wie die Einschaltung eines professionellen Inkassounternehmens oder das gerichtliche Mahnverfahren notwendig werden.
Wir geben wichtige Tipps, erklären den Unterschied zur Mahnung und stellen kostenfreie Muster für die Zahlungsaufforderung zur Verfügung.
Was ist eine Zahlungsaufforderung?
Die Zahlungsaufforderung wird auch als Zahlungserinnerung oder Mahnung bezeichnet und kommt dann zum Einsatz, wenn ein Kunde einen Rechnungsbetrag innerhalb einer festgelegten Frist nicht bezahlt. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine Zahlungsaufforderung finden sich im § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Eine Zahlungserinnerung zu erstellen ist erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen und damit dessen Haftungspflicht zu verschärfen. Ausnahmen hiervon gibt es beispielsweise dann, wenn vorher eine Zahlungsfrist nach dem Kalender vereinbart wurde (z. B. 14 oder 30 Tage). Sollte dieser Zahlungsrahmen bei Vertragsabschluss feststehen, müssen Sie keine Zahlungsaufforderung erstellen. Der Zahlungsverzug startet dann mit dem ersten vollen Tag nach Fälligkeit.
Befindet sich der Schuldner mit dem fälligen Betrag im Verzug, ist er nach § 280 und § 286 BGB dazu verpflichtet, eintretende Verzugsschäden zu ersetzen. Dazu gehören beispielsweise:
Zudem ist der Verzug die Grundlage, ein gerichtliches Mahnverfahren durch ein professionelles Inkassounternehmen einzuleiten.
Die Berechnung der Verzugszinsen richtet sich nach dem aktuellen Basiszinssatz, danach, ob es sich um ein Unternehmens- oder Verbrauchergeschäft handelt und nach der Menge der Verzugstage. Wurde vorher kein Zahlungsziel vereinbart, sollten Sie die Zahlungsaufforderung möglichst schnell an den Schuldner senden, um den vollen Zinsschaden geltend zu machen.
Zahlungsaufforderung und Mahnung – wo liegen die Unterschiede?
Die Zahlungsaufforderung ist eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB – einen wesentlichen Unterschied gibt es nicht. Die weniger vorwurfsvollen Verwendungen „Zahlungserinnerung“ oder „Zahlungsaufforderung“ werden allerdings häufig bei der ersten Mahnung genutzt. Hauptgrund hierfür ist, dass beim Ausbleiben der Zahlung zunächst davon auszugehen ist, dass der Schuldner diese vergessen hat oder ein Fehler in der Buchhaltung passiert ist. Eine höfliche Formulierung bietet sich an, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten.
Ab der zweiten Mahnung wird meist ein strengerer Ton eingeschlagen und auf die erste Mahnung hingewiesen. Ab diesem Schreiben gehen Sie nicht mehr davon aus, dass der Kunde die Zahlung versendet hat. Die dritte und letzte Mahnung enthält meist die Androhung weiterer rechtlicher Konsequenzen und Mehrkosten für den Schuldner. Dazu gehört auch die Übergabe an ein professionelles Inkassounternehmen und die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens.
Wie viele Zahlungsaufforderungen müssen versendet werden?
Aus rechtlicher Sicht ist nur eine Zahlungsaufforderung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Wichtige Voraussetzungen für die erste Mahnung sind, dass eine eindeutige und überfällige Forderung besteht, welche auch bereits in Rechnung gestellt wurde. In Deutschland hat sich ein System mit drei Mahnungen eingebürgert, bevor die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben wird.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine offene Forderung spätestens nach der ersten Mahnung an ein Inkassobüro übergeben werden sollte. Die Verwaltung von überfälligen Zahlungen nimmt viel Zeit in Anspruch und belastet die oftmals überforderten Unternehmensverwaltungen.
Die Bedeutung der Zahlungsaufforderung im gerichtlichen Mahnverfahren
Damit ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann, muss der Schuldner nach der Rechnungsstellung mindestens einmal zur Zahlung aufgefordert werden. Dies muss vom Gläubiger nachgewiesen werden, weshalb sich die schriftliche Zahlungsaufforderung per E-Mail oder Brief etabliert hat. Ziel des gerichtlichen Mahnverfahrens ist die Erteilung eines Mahnbescheids, mit welchem ein Vollstreckungsbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt werden kann.
Eine titulierte Forderung ermöglicht die Zwangsvollstreckung einer Forderung durch Sach-, Vermögens- oder Mobiliarvollstreckung. Sowohl die materiellen Werte eines Schuldners können gepfändet werden als auch immaterielle Anlagen wie Grundstücke und Vermögenswerte. Während eine Geldforderung der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren unterliegt, besteht ein vollstreckbarer Titel für 30 Jahre.
Die Ausstellung eines vollstreckbaren Titels gibt Ihnen als Gläubiger sprichwörtlich eine „lebenslange Verjährungsfrist“. Mit jedem gerichtlichen Vollstreckungsversuch oder einer Teilzahlung des Schuldners wird die Frist um dreißig Jahre erneuert. Nach der Erteilung des Titels hat der Schuldner zudem kaum Möglichkeiten, gegen diesen vorzugehen.
Zahlungsaufforderung formulieren und versenden: Tipps & Tricks
Zahlungsaufforderungen sind rein rechtlich an keine bestimmte Form gebunden – sie können also telefonisch, schriftlich oder auch mündlich erteilt werden. Die schriftliche Zahlungsaufforderung hat sich jedoch aufgrund ihrer besseren Beweiskraft etabliert. Viele Unternehmen versenden die ersten beiden Erinnerungen per E-Mail, eine dritte Mahnung dann oft per Post.
Die Beweispflicht der Zustellung einer Mahnung liegt immer beim Gläubiger. Wenn Sie die Zahlungsaufforderung per E-Mail versenden, sollten Sie die Zugangs- und Lesebestätigungen aktivieren, um die Zustellung später gerichtsfest nachzuweisen.
Zahlungsaufforderungen müssen alle relevanten Angaben eines Mahnschreibens erhalten:
Achten Sie im Mahnschreiben besonders auf die Vollständigkeit und Richtigkeit aller Angaben, insbesondere eine detaillierte Aufschlüsselung aller Kosten. Im Zuge des gerichtlichen Mahnverfahrens kann der Schuldner der Erteilung eines Mahnbescheids zwei Wochen widersprechen und auf einen Fehler in der Zahlungsaufforderung verweisen.
Ein Widerspruch des Schuldners hat die Beendigung des gerichtlichen Mahnverfahrens und die Einleitung eines kostspieligen und zeitaufwendigen Zivilprozesses zur Folge. In diesem kommt es zu einer detaillierten Beweisaufnahme und Anhörung und zu einer Hauptverhandlung.
Wann wird die Zahlungsaufforderung versendet?
Die erste Mahnung sollte dann versendet werden, wenn bei Fälligkeit der Rechnung noch keine Zahlung zu verzeichnen ist. Genauer gesagt am ersten vollen Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Wurde keine Zahlungsfrist vereinbart, geht der Gesetzgeber von einer Frist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung aus. Am 31. Tag sollte eine erste Aufforderung an den Kunden geschickt werden. Die weiteren Aufforderungen folgen dann in der Regel im Abstand von 10 bis 14 Tagen.
Besonders bei langjährigen Geschäftsbeziehungen empfehlen wir, zunächst den persönlichen Kontakt zum Schuldner zu suchen. Oft liegt ein Missverständnis vor oder es kam zu einem simplen Zahlendreher bei der Überweisung. Dies lässt sich durch ein kurzes persönliches Gespräch schnell ohne Mahnung klären.
Muster für die Zahlungsaufforderung/Mahnung
Je nachdem, in welchem Verhältnis Sie zum Schuldner stehen und um die wievielte Mahnung es sich handelt, variiert auch der Tonfall und die Art der Formulierung in der Mahnung. Ob Sie also eine Zahlungserinnerung, eine Zahlungsaufforderung oder gleich eine Mahnung senden, liegt in Ihrem eigenen Ermessen. In der ersten Zahlungserinnerung hat sich ein eher freundlicher Tonfall etabliert.
Anbei liefern wir einige Beispiele zu Formulierungen, welche Sie in Ihr Mahnschreiben einbauen können.
Die Bedeutung des passenden Betreffs
Der Betreff ist das Erste, was einem Kunden bei einer Mahnung in die Augen stechen wird. Bei einer Zahlungsaufforderung per E-Mail wird der Betreff beispielsweise sofort in der Vorschau des Posteingangs angezeigt und soll zur Folge haben, dass der Schuldner die Nachricht gleich öffnet.
Stellen Sie sich bestenfalls selbst vor, wie der Betreff wirkt, wenn Sie diesen zum ersten Mal lesen. Welche Art der Ansprache ist für diesen Kunden die passende? Hier einige Beispiele:
Freundliche Zahlungsaufforderung
Zahlungserinnerung zur offenen Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)
Sehr geehrte …,
sicher ist es Ihnen entgangen, dass Ihre Zahlung zur oben genannten Rechnung vom (Rechnungsdatum) noch ausstehend ist. Bitte überweisen Sie den nachfolgend aufgeführten Betrag bis zum (neues Zahlungsziel) auf unser Bankkonto.
| Rechnungsbetrag (Hauptforderung) inkl. MwSt. | … Euro |
| Verzugszinsen (… %) | … Euro |
| Mahngebühr | … Euro |
| Summe | … Euro |
Sollten Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, behandeln Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name
Professionelle Zahlungsaufforderung
Erste Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)
Sehr geehrte …,
leider konnten wir bis zum heutigen Zeitpunkt noch keinen Zahlungseingang zur o. g. Rechnung vom (Rechnungsdatum) feststellen. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag inklusive der untenstehenden Nebenforderungen bis zum (neues Zahlungsziel) auf unser Bankkonto.
| Rechnungsbetrag (Hauptforderung) inkl. MwSt. | … Euro |
| Verzugszinsen (… %) | … Euro |
| Mahngebühr | … Euro |
| Summe | … Euro |
Sollten Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, behandeln Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name
Bestimmte Zahlungsaufforderung
Mahnung zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)
Sehr geehrte …,
trotz unserer Erinnerung vom (Datum der ersten Mahnung) konnten wir bis zum heutigen Zeitpunkt keine Zahlung zu unserer o. g. Rechnung vom (Rechnungsdatum) feststellen. Um Mehrkosten und weitere Schritte zu vermeiden, überweisen Sie die untenstehenden Beträge bitte bis spätestens (neues Zahlungsziel) auf unser Konto.
| Rechnungsbetrag (Hauptforderung) inkl. MwSt. | … Euro |
| Verzugszinsen (… %) | … Euro |
| Mahngebühr | … Euro |
| Summe | … Euro |
Sollten Sie die Zahlung bereits angewiesen haben, behandeln Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name
Zahlungsaufforderung mit Androhung weiterer Konsequenzen
Mahnung zur Rechnung Nr. (Rechnungsnummer)
Sehr geehrte …,
bis zum heutigen Zeitpunkt konnten wir trotz mehrfacher Aufforderungen keinen Zahlungseingang zur o. g. Rechnung vom (Rechnungsdatum) feststellen. Bitte überweisen Sie die unten aufgeführten Beträge bis spätestens (neues Zahlungsziel) auf unser Bankkonto.
| Rechnungsbetrag (Hauptforderung) inkl. MwSt. | … Euro |
| Verzugszinsen (… %) | … Euro |
| Mahngebühr | … Euro |
| Summe | … Euro |
Sollten wir erneut keine Zahlung erhalten, werden wir die Forderung an unser Inkassobüro abgeben und rechtliche Schritte einleiten. Die hierbei entstehenden Mehraufwendungen sind nach § 280 und § 286 vom Schuldner zu tragen.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Name
Keine Reaktion auf Zahlungsaufforderung – was tun?
Nachdem Sie den Schuldner darauf hingewiesen haben, dass die Zahlung noch nicht beglichen wurde, wird eine neue Zahlungsfrist vereinbart. Ist diese abgelaufen, müssen Sie nicht, aber können zweimal erneut mahnen. Um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, empfehlen wir Ihnen jedoch, die Forderung nach der ersten Zahlungsaufforderung an ein erfahrenes Inkassounternehmen zu übergeben.
In Ihrem Namen setzt sich Culpa Inkasso mit dem Schuldner persönlich in Verbindung und vereinbart mit diesem einen individuellen Zahlungsplan, damit Sie Ihre Forderung schnellstmöglich erhalten. Hauptziel dabei ist es, das langwierige und kostenaufwendige gerichtliche Mahnverfahren zu vermeiden. Sollte es erforderlich sein, beantragt Culpa Inkasso jedoch auch einen Mahnbescheid und erwirkt einen vollstreckbaren Titel für die Forderung.
Sie würden sich gerne von einem unserer Experten zu unseren Dienstleistungen im Forderungsmanagement beraten lassen? Dann zögern Sie nicht und treten Sie noch heute mit uns in Kontakt. Wir freuen uns bereits auf ein unverbindliches Erstgespräch!
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