Von Lutz Löbl

Offene Rechnung: Was tun?

Eine offene Rechnung kann für Unternehmen und Selbstständige schnell zu einem finanziellen Engpass führen. Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen, sind nicht nur Liquiditätsprobleme, sondern auch zusätzlicher Aufwand vorprogrammiert. Culpa Inkasso zeigt, welche Schritte Sie unternehmen können, um Ihre offenen Rechnungen einzutreiben und wie Sie zukünftig offene Rechnungen vermeiden können.

Offene Rechnung: Was tun?

Wie reagiert man bei offenen Rechnungen?

Offene Rechnungen können verschiedene Ursachen haben. Oftmals liegt es an einfachen Missverständnissen oder organisatorischen Fehlern – zum Beispiel vergessene Rechnungen oder falsche Kontodaten. In anderen Fällen kann es an finanziellen Schwierigkeiten des Kunden liegen, die ihn daran hindern, die Rechnung fristgerecht zu begleichen. Auch eine bewusste Zahlungsunwilligkeit kommt vor, wenn Kunden ihre Verpflichtungen absichtlich nicht erfüllen.

Je nach Situation reicht möglicherweise eine freundliche Zahlungserinnerung aus, um die Situation zu klären. Entscheidend ist dennoch ein konsequentes Vorgehen, das bei ausbleibender Zahlung rechtzeitig härtere Maßnahmen vorsieht.

Zahlungserinnerung verschicken

Der erste Schritt bei einer offenen Rechnung ist das Versenden einer Zahlungserinnerung bzw. einer ersten Mahnung. Diese erinnert den Schuldner freundlich an die ausstehende Zahlung und setzt eine neue Zahlungsfrist. Eine gut formulierte Zahlungserinnerung enthält die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die Bitte, die Zahlung umgehend vorzunehmen.

Gerade wenn z.B. ein organisatorischer Fehler beim Kunden vorliegt, kann eine solche Zahlungserinnerung die offene Rechnung häufig schon aus der Welt schaffen und der Kunde bezahlt, sodass weitere Mahnungen nicht erforderlich sind.

Letzte Mahnung verschicken

Wenn die Zahlungserinnerung keine Wirkung zeigt, folgt eine zweite Mahnung oder direkt die letzte Mahnung. Diese sollte deutlich strenger formuliert sein und den Schuldner darauf hinweisen, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden, wenn die Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist erfolgt. Eine letzte Mahnung enthält in der Regel auch Hinweise auf mögliche Verzugszinsen und zusätzliche Kosten.

Je nach Situation können bei weiterem Zahlungsverzug schwammig rechtliche Schritte angedroht werden oder konkrete Maßnahmen wie das Einschalten eines Inkassounternehmens oder das Einleiten des gerichtlichen Mahnverfahrens angekündigt werden. Insbesondere der Hinweis auf die Übergabe an ein Inkassounternehmen wird von Geschäftskunden häufig sehr ernst genommen.

Inkasso beauftragen

Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, kann die Beauftragung eines Inkassounternehmens sinnvoll sein. Ein professionelles Inkassobüro wie Culpa Inkasso übernimmt die Eintreibung Ihrer offenen Forderungen und entlastet Sie von diesem zeitraubenden Prozess. Inkassounternehmen verfügen über die notwendigen rechtlichen Kenntnisse und Mittel, um Zahlungen effektiv einzutreiben.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens als Inkassodienstleister bietet im Vergleich zur Einschaltung eines Anwalts mehrere Vorteile. Inkassounternehmen sind auf die Eintreibung von Forderungen spezialisiert und verfügen über ein breites Spektrum an Maßnahmen, die über das juristische Vorgehen hinausgehen – beispielsweise das Telefoninkasso oder den Einsatz von Außendienstmitarbeitern.

Zudem sind Inkassounternehmen oft kostengünstiger als Anwaltskanzleien, da sie wie Culpa Inkasso in der Regel auf Erfolgsbasis arbeiten und nur bei erfolgreicher Einziehung der Forderungen Gebühren anfallen. Dies reduziert das finanzielle Risiko für den Gläubiger erheblich. Darüber hinaus kann die Beauftragung eines Inkassobüros schneller zu Ergebnissen führen, da Inkassounternehmen routiniert und effizient arbeiten und über langjährige Erfahrung in der Forderungsbeitreibung verfügen​​​​.

Wie läuft das Inkasso ab?

Ein Inkassoverfahren läuft vom Grundsatz her immer gleich ab. Die konkreten Maßnahmen insbesondere beim außergerichtlichen Inkasso werden dabei allerdings individuell angepasst.

Außergerichtliches Inkasso

Das außergerichtliche Inkasso umfasst Maßnahmen, die ohne gerichtliches Eingreifen durchgeführt werden. Hierzu zählen Telefoninkasso, schriftliche Zahlungsaufforderungen und persönliche Besuche durch Außendienstmitarbeiter. Ziel ist es, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen, ohne den teuren und langwierigen Weg über die Gerichte zu gehen. Dies dient der Effizienz und Kostenersparnis.

Meist wird dazu zunächst eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung an den Kunden geschickt. Je nach Einzelfall wird diese Maßnahme bei weiter ausbleibender Zahlung von anderen Methoden unterstützt und der Schuldner telefonisch kontaktiert.

Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn außergerichtliche Maßnahmen nicht zum Erfolg führen, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Dabei wird beim zuständigen Gericht ein Mahnbescheid beantragt, der dem Schuldner zugestellt wird. Der Versand erfolgt per Einschreiben. Reagiert dieser nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid erlassen werden, der die Grundlage für die Zwangsvollstreckung bildet​​. Sollte der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen, wird ein streitiges Verfahren eröffnet. Das streitige Verfahren wird dann automatisch an das zuständige Amtsgericht übergeben.

Zwangsvollstreckung

Die Zwangsvollstreckung erfolgt, wenn der Schuldner weiterhin nicht zahlt und eine titulierte Forderung gegen ihn vorliegt. Hierbei können Vermögenswerte des Schuldners gepfändet werden, um die offene Forderung zu begleichen. Dazu zählen Konto- und Lohnpfändungen sowie die Pfändung von Immobilien und anderen Vermögensgegenständen​​. Dazu wird vom Inkassobüro ein Gerichtsvollzieher beauftragt, der die Zwangsvollstreckung durchführt.

Langzeit-Monitoring

In Fällen, in denen der Schuldner vorübergehend zahlungsunfähig ist, bietet sich das Langzeit-Monitoring als letzte Maßnahme an. Culpa Inkasso überwacht die finanzielle Situation des Schuldners über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren und leitet bei einer Verbesserung der Bonität erneute Maßnahmen ein, um die Forderung einzutreiben​​​​.

Verjährungsfristen bei offenen Rechnungen

Die Verjährungsfristen bei offenen Rechnungen sind gesetzlich geregelt. Diese Fristen sollten Unternehmen stets im Blick behalten, um ihre Ansprüche rechtzeitig geltend zu machen. Dabei gilt für Rechnungen aller Art grundsätzlich eine Verjährung von drei Jahren. Der Fristablauf beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

Einer einer Rechnungsstellung am 22. August 2021, beginnt die dreijährige Frist am 31. Dezember 2021 und läuft dementsprechend zum 31. Dezember 2024 ab. Nach diesem Tag muss Ihr Kunde die Rechnung nicht mehr zahlen.

Wichtig ist deshalb, Rechnungen von Anfang an konsequent zu mahnen und offene Rechnungen bei Nichtzahlung an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Das frühzeitige Senden von Mahnungen kann dabei helfen, Zahlungsverzüge zu minimieren. Geschieht dies nicht rechtzeitig, kann die Forderung möglicherweise nicht mehr eingetrieben werden.

Eine Verlängerung der Verjährungsfrist kann nur mit einem gerichtlichen Mahnverfahren erwirkt werden. Wenn ein solches Verfahren eingeleitet wird, verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre. Ein gerichtliches Mahnverfahren ist damit auch die Voraussetzung dafür, dass ein Langzeit-Monitoring durch ein Inkassounternehmen möglich ist.

Offene Rechnungen vermeiden

Um offene Rechnungen zu vermeiden, empfiehlt Culpa Inkasso ein präventives Forderungsmanagement. Dazu gehört die Bonitätsprüfung aller Kunden, um deren Zahlungsfähigkeit im Voraus intern zu bewerten. Auf diesem Weg können finanzschwache Kunden schnell identifiziert und Zahlungsziele angepasst werden. Auch Kunden, die Rechnungen grundsätzlich spät oder nicht zahlen, werden auf diesem Weg schnell entdeckt. Das ermöglicht die entsprechende Anpassung der Zahlungsbedingungen oder im Extremfall auch den Verzicht auf eine Zusammenarbeit.

Neben einer Bonitätsprüfung sollten klare Zahlungsbedingungen und regelmäßige Überwachung der Zahlungseingänge etabliert werden. Durch den Einsatz automatisierter Mahnverfahren und regelmäßige Kommunikation mit den Kunden lassen sich Zahlungsausfälle signifikant reduzieren​​​​. Automatisierte Mahnabläufe bietet Culpa Inkasso zum Beispiel mit dem kaufmännischen Mahnservice an, der auch als White-Label-Lösung verfügbar ist. Der Kunde sieht dabei nicht, dass die Mahnung von einem externen Dienstleister verschickt wurde.

Unverbindliche Beratung bei offener Rechnung

Wenn Sie sich bei der Eintreibung offener Rechnungen unterstützen lassen möchten, bieten wir Ihnen eine unverbindliche Beratung an. Die Experten von Culpa Inkasso stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und entwickeln gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Forderungsmanagement.

Kontaktieren Sie uns noch heute für ein kostenfreies Erstgespräch und lassen Sie sich zum Umgang mit offenen Rechnungen in Ihrem Unternehmen und unseren Leistungen beraten.

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