Von Lutz Löbl

Effektives Debitorenmanagement für Unternehmen

Das Debitorenmanagement ist ein wichtiges Instrument von Unternehmen unabhängig von Branche oder Größe. Es verwaltet eingehende Zahlungen, Rechnungen, Gutschriften, Reklamationen und alle sonstigen Transaktionen mit Debitoren. Hierdurch spielt es eine entscheidende Rolle für die Liquidität des Betriebs. Ein Überblick über Aufgaben, rechtliche Besonderheiten und potenzielle Einsparpotenziale für Unternehmen durch Outsourcing.

Effektives Debitorenmanagement für Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Das Debitorenmanagement umfasst alle schriftlichen, telefonischen und persönlichen Kontaktaufnahmen zu Schuldnern sowie die Überwachung von Zahlungseingängen.

  • Vereinfacht lässt sich sagen: Das Aufgabenfeld des Debitorenmanagements beginnt mit der Angebotserstellung für den Kunden und endet mit allen Bemühungen im Mahnwesen.

  • Durch seine Aufgaben in der Zahlungsverwaltung spielt es eine wichtige Rolle bei der Sicherung der Liquidität und der Vermeidung von Zahlungsausfällen innerhalb Unternehmens.

  • Das Debitorenmanagement kann innerhalb der Verwaltung eines Unternehmens stattfinden, oder an ein professionelles Inkassounternehmen abgegeben werden.

  • Ziel des Debitorenmanagements ist es, die Bilanzierung negativer Forderungen zu vermeiden und die fristgerechte Zahlung von Rechnungen zu sichern. Hierfür kann das außergerichtliche und das gerichtliche genutzt werden.

Was versteht man unter Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement ist ein wichtiger Teil jedes Unternehmens und auch bekannt unter dem Begriff „Forderungsmanagement“. Per Definition versteht man unter diesem Unternehmensbereich alle schriftlichen, telefonischen und persönlichen Kontakte zu Schuldnern sowie die Prüfung von Zahlungseingängen. In Unternehmen mit vielen Einzelzahlungen, etwa im E-Commerce-Bereich, ist das Forderungsmanagement heute weitestgehend digitalisiert.

Hauptaufgabe des Forderungsmanagements ist es, die fristgerechte Zahlung offener Forderungen zu garantieren und bei Bedarf Kontakt zu den Schuldnern aufzunehmen. Der gesamte außergerichtliche Mahnprozess ist somit Teil des Aufgabengebietes.

Zusammengefasst:
Werden Umsatzerträge nicht sofort ausgeglichen (z. B. per Barzahlung), sondern in Rechnung gestellt, entsteht eine Forderung des Kreditors (Rechnungsstellers) gegenüber dem Debitor (Rechnungsempfänger). Das Debitorenmanagement steuert den gesamten Prozess vom Entstehen einer Forderung bis hin zur Zahlung.

Das sind die Ziele des Debitorenmanagements

Die Begleichung von Rechnungen pünktlich zum Zahlungsziel entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens und ist entscheidend für die Geschäftszahlen. Ausbleibende Zahlungen führen im schlimmsten Fall zu Engpässen bei der eigenen Liquidität oder gar dazu, dass Schulden aufgenommen werden müssen, um Verpflichtungen nachzukommen. Umso wichtiger ist es also, ein effizientes und professionelles Forderungsmanagement zu etablieren.

Die Ziele des Debitorenmanagements auf einen Blick:

  • Risiken durch ausbleibende Zahlungen minimieren.
  • Liquidität und Profitabilität des Unternehmens sichern.
  • Zahlungsausfälle von Kunden minimieren und verfolgen.
  • Fehler im Debitorenmanagement vermeiden.
  • Lösungen für Rückzahlungen / offene Geldforderungen finden.
  • Bei Bedarf gerichtliche Maßnahmen in die Wege leiten.

Gibt es einen Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?

Nein, diese beiden Begriffe haben grundsätzlich die gleiche Bedeutung und umfassen den gleichen Geschäftsbereich. Debitoren sind Kunden, welche bei einem Kreditor, also einem Verkäufer oder Lieferanten, gewisse Verbindlichkeiten haben, welche sich aus einem Kaufvertrag ergeben. Das Management im Factoring muss diese beobachten und bei Bedarf einfordern.

Unter beiden dieser Begriffe lassen sich aus das Kreditmanagement, das Riskmanagement oder das Konditionsmanagement einordnen. Alle der o. g. Begriffe folgen auf eine Bonitätsprüfung, welche letztendlich die Grundlage für oder gegen eine Geschäftsbeziehung bildet. Genau wie das Debitorenmanagement ist die Bonitätsprüfung potenzieller Kunden ein entscheidender Schritt, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

Tipp für Ihr Unternehmen:
Forderungen frühzeitig an ein erfahrenes Inkassobüro zu übergeben, steigert Ihre Chancen, diese schnell durchzusetzen und Verzug zu vermeiden. Konkret bedeutet das, denn Kunden nach Ablauf der Zahlungsfrist einmal auf die offene Rechnung hinzuweisen und die Forderung anschließend abzugeben. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch hohe Verwaltungskosten – denn Inkassogebühren muss der Schuldner ausgleichen (= Verzugsschäden, § § 280 und 286 BGB).

Die verschiedenen Aufgaben und Bereiche im Forderungsmanagement

Das Zahlungsmanagement macht einen Großteil der Finanzverwaltung in Unternehmen aus und ist damit ein wesentlicher Kosten- und Zeitfaktor. Die Aufgaben sind vielseitig und erfordern eine strukturierte und genaue Abarbeitung, um späteren Schwierigkeiten für das eigene Unternehmen (z. B. Zahlungsausfällen) aus dem Weg zu gehen. Folgende Absätze beschreiben alle Aufgaben im Debitorenmanagement in chronologischer Reihenfolge.

Debitorenmanagement: intern oder extern?

Debitorenmanagement ist eine zentrale und sehr wichtige Aufgabe im Unternehmen, um welche Sie nicht herumkommen. Das bringt jedoch Herausforderungen mit: Wenn Sie viele Einzelrechnungen und damit auch Einzelkunden verwalten und Forderungen überwachen müssen, ist damit häufig eine ganze Abteilung beschäftigt. Das Mahnwesen sorgt für zusätzlichen Aufwand, welcher in Zeiten des Fachkräftemangels zur Belastung wird.

Das Forderungsmanagement an ein externes, spezialisiertes Unternehmen abzugeben, hat viele Vorteile:

  • Kostenfaktor:
    Durch die Auslagerung sparen Sie sich hohe Verwaltungs- und Personalkosten, zudem können spezialisierte Unternehmen wie Culpa Inkasso durch moderne Technologien schneller und effizienter Forderungen überwachen.

  • Fokussierung:
    Wenn Sie offene Geldforderungen nicht mehr selbst überwachen müssen, bleibt mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft und die Entwicklung neuer Produkte / Dienstleistungen zu konzentrieren.

  • Expertise und Routine:
    Dank über 20-jähriger Erfahrung wissen wir bei Culpa Inkasso, worauf es sowohl im außergerichtlichen als auch im gerichtlichen Mahnverfahren ankommt. Durch diese Expertise schaffen wir es, den größten Teil der Forderungen einzufordern.

  • Flexibilität:
    Durch das Outsourcing müssen Sie interne personelle Kapazitäten oder neue Ressourcen nicht erst aufbauen, sondern verlassen sich auf einen Dienstleister, der auf alle Änderungen schnell und flexibel reagiert.

  • Ziel des Debitorenmanagements ist es, die Bilanzierung negativer Forderungen zu vermeiden und die fristgerechte Zahlung von Rechnungen zu sichern. Hierfür kann das außergerichtliche und das gerichtliche genutzt werden.

Ein Punkt, der in einigen Unternehmen gegen ein Outsourcing des Managements spricht, ist die schnellere Kommunikation und bessere Kontrolle, wenn sich das Rechnungswesen unter einem Dach mit dem Rest des Betriebes befindet. Zudem können Wünsche, Änderungen oder neue Vorgehensweisen schneller vermittelt werden.

Aber: Als erfahrenes Inkassounternehmen wissen wir, wie wichtig es ist, auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen und Besonderheiten im Kontakt mit Ihren Kunden zu beachten. Aus diesem Grund sprechen wir alle Maßnahmen und Vorgaben wie die Formulierungen im Mahnschreiben bereits im Vorfeld mit Ihnen ab.

Was kostet professionelles Debitorenmanagement?

Ohne Ihr Unternehmen zu kennen, ist es schwierig, einen konkreten Preis für die ganzheitliche Debitorenbuchhaltung zu veranschlagen. Abhängig ist das immer von verschiedenen Faktoren, beispielsweise der Anzahl an Forderungen (Einzelbelegen) und der gewünschten Dienstleistungen. Aus langjähriger Erfahrung können wir jedoch sagen, dass bei unseren Kunden im direkten Vergleich zur internen Debitorenbuchhaltung durchschnittlich 30 % der Kosten eingespart werden.

Culpa Inkasso bietet Ihnen vielseitige Vorteile im Forderungsmanagement:

  • Automatisierung zahlreicher wiederkehrender Prozesse

  • Vorteile für Sie und Ihre Kunden durch vielseitige Zahlungsmethoden bei Forderungen

  • Ganzheitliche Abwicklung aller Vorgänge im Debitorenmanagement

  • Deutliche Entlastung Ihres Verwaltungspersonals

  • Auf Wunsch teilweise oder komplette Übernahme Ihres Debitorenmanagements

Sie haben noch offene Fragen oder würden gerne erfahren, welche Kosten für das ganzheitliche Management von Culpa Inkasso in Ihrem Fall entstehen? Dann vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit einem unserer Experten. In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Situation an und zeigen Ihnen Ihre Möglichkeiten auf. Wir freuen uns bereits auf Sie!

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