Außergerichtliches Mahnverfahren – der effektive Weg
Vielleicht haben Sie es selbst schon erlebt oder sind gerade mit solch einer Situation konfrontiert: Offene Forderungen beeinträchtigen erheblich Ihre Liquidität und können finanzielle Risiken mit sich bringen, die Sie schnell vor große Herausforderungen stellen. Um diese zu vermeiden, ist ein effizientes Forderungsmanagement das sprichwörtliche Zünglein an der Waage, das im ersten Schritt aus dem außergerichtlichen Mahnverfahren besteht.
Was aber ist ein außergerichtliches Mahnwesen? Mit dieser Frage sind Sie nicht allein. Viele unserer heute langjährigen Kunden scheuten zunächst den Weg zu uns von Culpa Inkasso als professioneller Partner und eines der führenden Inkassounternehmen in Deutschland. Warum? Weil oft das Verständnis für das außergerichtliche Mahnverfahren und den Ablauf fehlt.
Wünschen Sie sich im Forderungsmanagement von Rechnungen und Co. Entlastung, legen Wert auf Ihre guten Kundenbeziehungen und wollen dennoch Ihre Liquidität langfristig sichern, ist die Auslagerung des außergerichtlichen Mahnverfahrens eine gewinnbringende Entscheidung.
Wann ist ein außergerichtliches Mahnverfahren möglich?
Das außergerichtliche Mahnverfahren ist der erste Schritt, um offene Forderungen ohne gerichtliche Maßnahmen einzutreiben. Damit Sie eine Zahlung verlangen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie auf diese überhaupt Anspruch haben. Fälligkeiten ergeben sich aus den Gesetzen oder den Vertragsbedingungen. Bevor Sie eine Mahnung stellen können, muss der Schuldner zudem in Verzug sein.
Am Anfang eines außergerichtlichen Mahnverfahrens stehen in der Regel bis zu drei Mahnungen, die schriftlich, telefonisch oder persönlich erfolgen können. Ziel der Mahnungen ist es, den Schuldner an seine Zahlungspflicht zu erinnern und ihn zur Begleichung der Rechnung zu bewegen, ohne sofort rechtliche Schritte einzuleiten.
Eine Mahnung sollte immer klar und eindeutig formuliert sein. Die geforderte Summe muss genau benannt werden. Auch wenn eine Mahnung nicht zwingend schriftlich erfolgen muss, ist dies im außergerichtlichen Mahnverfahren immer aus Beweisgründen empfehlenswert.
Durch eine Mahnung wird der Schuldner in Verzug gesetzt, was es Ihnen ermöglicht, Verzugszinsen oder entstandene Schäden aufgrund der verspäteten Zahlung geltend zu machen. Ebenso sollten immer die sogenannten Verjährungsfristen im Blick behalten werden, weshalb Sie ein außergerichtliches Mahnverfahren rechtzeitig in Erwägung ziehen sollten. Wird der rechtlich definierte Zeitrahmen, innerhalb dessen die Forderung durchgesetzt werden muss, überschritten, verfällt auch Ihr Anspruch an die Zahlung.
Zunächst können Sie Mahnungen, sofern Sie mit allen Formalitäten vertraut sind, auch selbst auf den Weg bringen. Ist dies jedoch nicht von Erfolg gekrönt und der Schuldner zahlt auch weiterhin nicht, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Fall an ein professionelles Inkassounternehmen wie uns zu übergeben. Noch besser: Schützen Sie sich mit einem präventiven Forderungsmanagement, noch bevor es zu Zahlungsausfällen kommt.
Wie läuft ein außergerichtliches Mahnverfahren ab?
Der Schuldner wird bei Culpa Inkasso durch ein sogenanntes „Multi-Channel-Inkasso“ über vielerlei Kommunikationskanäle kontaktiert und zu einer Zahlung bewegt. Unsere Inkassomitarbeiter werden dabei zusätzlich durch künstliche Intelligenz unterstützt, die selbstständig aus den relevanten Datensätzen und Kontaktzeitpunkten lernt. Einerseits kann so immer das passende stilistische Mittel und der richtige Umgangston gewählt werden. Und andererseits sind wir dadurch in der Lage, Bezahlmethoden auf den Schuldner individuell zuzuschneiden. Culpa Inkasso unterscheidet grundsätzlich drei Eskalationsstufen beim außergerichtlicghen Inkasso.
Außergerichtliche Eskalationsstufe 1
Außergerichtliche Eskalationsstufe 2
Außergerichtliche Eskalationsstufe 3
Wie hoch sind die Kosten für ein außergerichtliches Mahnverfahren?
Wenn Sie uns als Inkassounternehmen beauftragen, wenden wir das sogenannte „erfolgsbasierte Inkassomodell“ an. Bei diesem Inkassomodell wird das Inkassounternehmen auf Basis des tatsächlichen Inkassoerfolgs vergütet. Nur bei einem erfolgreichen Einzug Ihrer Forderung entstehen dann Kosten, welche sich aus einem Inkassoausgleich von wenigen Prozenten der Forderungshöhe und einer Vergütung in Höhe der Nebenforderungen (z.B. Verzugszinsen, Mahnkosten, Barauslagen etc.) zusammensetzen. Die entstehenden Inkassogebühren selbst trägt dabei der Schuldner. Für Sie als Gläubiger entsteht dadurch keinerlei Kostenrisiko.
Zu weiteren etwaigen Kostenfaktoren können z.B. die Höhe der offenen Forderung und die Komplexität des Falls zählen. Schwierige Fälle, bei denen juristische Schritte erforderlich weden, verursachen meist zusätzliche Kosten. Sie können jedoch sicher sein, dass alle notwendigen Schritte mit Ihnen vorab transparent geklärt und abgestimmt werden.
Tipp:
Berechnen Sie in wenigen Klicks online Ihre höhere Erfolgsquote. Im Anschluss können Sie uns direkt als Ihr Inkassounternehmen beauftragen.
Was wir für Ihr außergerichtliches Mahnverfahren leisten
Ein Inkasso in Deutschland erfordert ein hohes Maß an Expertise und persönlichem Engagement. Wir bei Culpa Inkasso legen dabei besonderen Wert auf eine effiziente Abwicklung im außergerichtlichen Mahnverfahren. Unser Ziel ist es, durch gezielte Maßnahmen und den persönlichen Kontakt Lösungen zu finden, bevor wir auch nur an rechtliche Schritte denken. Dank unseres bundesweiten Netzwerks und unserer erfahrenen Außendienstmitarbeitenden können wir auch in komplizierten Fällen erfolgreich agieren. Dabei setzen wir auf einen respektvollen Umgang mit allen Beteiligten, um eine schnelle und faire Einigung zu erreichen, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu belasten.
Ihre Inkasso Vorteile im Überblick:
Ihr Mehrwert in der täglichen Praxis:
Auszug unserer Referenzen aus allen Branchen
Sie haben noch Fragen?
Eventuell können wir Ihnen bereits an dieser Stelle mit ein paar Antworten über unsere FAQ helfen? Ansonsten wenden Sie sich gerne an unsere Gläubiger-Hotline unter +49 (0)711 93 308 300.
FAQ – Außergerichtliches Mahnverfahren
Ein außergerichtliches Mahnverfahren ist in der Regel der erste Schritt des Inkasso-Verfahrens. Wann immer ein Schuldner in Verzug gerät und zunächst keine Einwände gegen die Forderung erhebt, wird dieser Weg gewählt. Sollten Sie hingegen Widerspruch erwarten, kann es effizienter sein, direkt eine Zahlungsklage einzureichen, da sich das Verfahren sonst unnötig verzögert. Wir bei Culpa Inkasso prüfen Ihren Fall gründlich und umfassend, damit Sie sich auf eine professionelle Einschätzung verlassen können.
Nach Eintritt der Fälligkeit kann der Schuldner sofort gemahnt werden. In der Praxis werden meist Fristen von 7 bis 14 Tagen gesetzt. Erfolgt innerhalb dieser Zeit keine Zahlung, führen wir das Verfahren gern für Sie weiter. Unser Team von Culpa Inkasso arbeitet mit klar definierten Fristen und automatisierten Abläufen, um Ihre Forderungen zügig und rechtssicher durchzusetzen.
Das außergerichtliche Mahnverfahren ist dem gerichtlichen Verfahren oft vorzuziehen, weil es schneller, kostengünstiger und weniger formal ist. Es ermöglicht Ihnen eine einvernehmliche Lösung, und bietet weitere klare Vorteile:
• Keine Gerichtskosten oder langwierige Verfahren
• Wahrung der Kundenbeziehung
• Schnelle Ergebnisse bei geringem Aufwand
• Entlastung der Buchhaltung
Bei Culpa Inkasso kombinieren wir diese Vorteile mit digitalen Tools und einer engagierten, persönlichen Betreuung für maximale Effizienz und Ihre uneingeschränkte Liquidität.
Um den Kontakt zu einem Schuldner herzustellen, und ihn auf die bestehende Forderung hinzuweisen, kommen je nach Fall schriftliche Mahnungen, E-Mails oder auch telefonische Erinnerungen zum Einsatz. Auch der Einsatz unseres geschulten Außendienstes ist oft eine wertvolle Kommunikationsmaßnahme. Ziel ist eine schnelle, einvernehmliche Lösung ohne gerichtliche Schritte.
Die Dauer des Inkasso-Verfahrens hängt vom Einzelfall ab. Es ist nicht selten, dass Schuldner bereits auf die erste Mahnung reagieren und eine Zahlung oft innerhalb von zwei bis vier Wochen erfolgt. Doch auch wenn dies nicht der Fall ist, dürfen Sie sicher sein, dass Culpa Inkasso durch strukturierte Fristen und effiziente Kommunikation für kurze Bearbeitungszeiten sorgt.
Zahlungsverzug tritt meist ein, wenn ein Schuldner eine fällige Rechnung nicht zahlt, obwohl er bereits eine Mahnung erhalten hat. In bestimmten Fällen kann der Schuldner jedoch auch ohne Mahnung in Verzug geraten. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein fester Zahlungstermin im Vertrag oder durch eine vorhergehende Vereinbarung festgelegt wurde oder die Zahlung an ein konkretes Ereignis geknüpft ist (Zahlung zwei Wochen nach Lieferung). Ebenso gilt Verzug ohne Mahnung, wenn der Schuldner die Zahlung endgültig verweigert oder durch sein Verhalten eine Mahnung unmöglich macht.
Sollte das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum Erfolg führen, sind wir von Culpa Inkasso in der Lage, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Ohne die Komplexität einer Klage gibt es einen Vollstreckungsbescheid, der anschließend zur Zwangsvollstreckung führt. Der Vorteil dieses gerichtlichen Mahnverfahrens liegt in der schnelleren und kostengünstigeren Abwicklung im Vergleich zur Klage. Wenn keine Einwände vom Schuldner erwartet werden, ist dieser Weg nach dem außergerichtlichen Mahnverfahren in der Regel effizienter.
