Dokumenteninkasso einfach erklärt

Internationale Handelsbeziehungen werden in einer zunehmend globalisierten Wirtschaftswelt immer wichtiger. Allerdings sehen sich Unternehmen dabei mit der Schwierigkeit konfrontiert, Bonität und Zahlungsmoral möglicher Geschäftspartner über die Landesgrenzen hinweg sicherzustellen. Diese Unsicherheit über potenzielle Zahlungs- oder Lieferungsausfälle macht den internationalen Handel zu einem Risiko – insbesondere dann, wenn hochpreisige Waren exportiert oder importiert werden sollen. Um zwischenstaatliche Geschäfte für Exporteure und Importeure über eine reine Vertrauensbasis hinweg zuverlässig zu sichern, kennt die Wirtschaftswelt das sogenannte Dokumenteninkasso. Der Dokumenteninkasso-Ablauf ermöglicht beiden Parteien, geschützte Handelsbeziehungen zu führen. Doch wie genau funktioniert Dokumenteninkasso in der Praxis, was kann es leisten und wo liegen mögliche Probleme?

Definition: Was versteht man unter Dokumenteninkasso?

Der Begriff „Inkasso“ ist im alltäglichen Gebrauch wohl eher mit einer negativen Bedeutung besetzt und scheint im Kontext internationaler Handelsbeziehungen alarmierend, risikoreich und wenig zuverlässig. Um das Dokumenteninkasso und den Dokumenteninkasso-Ablauf zu verstehen, muss diese Voreinstellung zunächst abgelegt werden. Grundlegend beschreibt das Dokumenteninkasso in erster Linie eine Zahlungsbedingung, die bei Vereinbarung eines Handels festgelegt wird und hat nur wenig mit dem klassischen Inkasso-Verständnis zu tun.

Das Dokumenteninkasso wird dabei als Zahlungsbedingung zwischen einem Exporteur, dem Verkäufer, und einem Importeur, dem Käufer, vertraglich festgehalten. Beide Parteien agieren dabei über eine jeweilige Bank, die den Handel gewissermaßen vermittelt und absichert. Der Exporteur übergibt zunächst etwaige Warenbegleitpapiere (beispielsweise Transportdokumente) an seine Bank, welche die Dokumente an die Bank des Importeurs weiterleitet. Diese prüft die Dokumente und informiert den Importeur. Der Importeur gibt die Zahlung in Auftrag, die über seine Bank an die Bank des Exporteurs verläuft. Ist die Zahlung erfolgt, erhält der Exporteur die Ware.

Im Dokumenteninkasso fungieren Dokumente als zentrale Instanz, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit des Handels zu belegen und zu gewährleisten. Das schrittweise Vorgehen über diese Dokumente stellt sicher, dass der Handel in keine Sackgasse führt, bei der Exporteure und Importeure auf eine jeweilige Vorleistung des anderen warten, bevor sie selbst ihre Handlung vollziehen. Insbesondere in unsicheren internationalen Geschäftsbeziehungen, in denen kostspielige Waren und hohe Margen vorkommen, ist es rational betrachtet für beide Seiten zu riskant, den ersten Schritt zu wagen. Würden Importeure vor Erhalt der Zahlung ihre Waren aussenden, droht ein finanzieller Verlust, wenn der Exporteur nicht zahlt. Würde der Exporteur allerdings Vorkasse leisten, bleibt er in Unwissenheit über den Erhalt der Ware. Das Dokumenteninkasso löst dieses Dilemma. Wie das funktioniert und gewährleistet wird, verrät ein genauer und detaillierter Blick auf den Dokumenteninkasso-Ablauf.

Dokumenteninkasso: Ablauf

Das Dokumenteninkasso startet in der Regel bereits bei der Erstellung des Kaufvertrages. Dort wird es als Zahlungsbedingung festgelegt und der Dokumenteninkasso-Ablauf beginnt. Im nächsten Schritt liegt es in der Verantwortung des Exporteurs, diverse Dokumente sowie den entsprechenden Inkassoauftrag an seine beauftragte Bank zu überreichen. Zu diesen Warenbegleitpapieren zählen beispielsweise das beglaubigte Ursprungszeugnis, die Zollfaktura, eine Rechnung zur Verzollung im Importland, Ladepapiere oder Transportdokumente, Transportversicherungspolice oder die Handelsrechnung. Diese Dokumente belegen gewissermaßen, dass der Exporteur seine Waren an den Importeur versendet hat. Die Bank des Exporteurs nimmt die Dokumente entgegen, stellt Kontakt zur Bank des Importeurs her und kümmert sich um den Austausch der Dokumente. Die Bank des Importeurs benachrichtigt ihn nach Prüfung über den Erhalt der Dokumente. Damit kann sich der Importeur nun sicher sein, dass seine Waren auf dem Weg sind. Die Dokumente erhält er von seiner Bank allerdings noch nicht. Sie sind notwendig, um die Waren in Empfang zu nehmen.

Im nächsten Schritt ist der Importeur am Zug. Hier werden zwei Arten von Dokumenteninkasso-Verfahren unterschieden. Einerseits gibt es die Vereinbarung über eine anschließende Bezahlung, um die Dokumente zu erhalten, und andererseits ist es auch möglich, Dokumente gegen Akzept zu erhalten. Letzteres meint dabei, dass die Lieferdokumente gegen Abgabe eines Zahlungsversprechens oder Akzeptanz des Wechsels übermittelt werden. Je nach festgelegter Variante muss der Importeur jetzt seine Zahlung oder Akzeptanz bestätigen. Erst wenn der Importeur das tut, erhält er die Dokumente, die er benötigt, um die gelieferten Waren entgegenzunehmen. Die Rückmeldung des Importeurs – ganz gleich, ob Zahlung oder Akzept – wird genau wie die Dokumente über die Banken vermittelt und schließlich an den Importeur weitergeleitet.

Der entscheidende, sichernde Mechanismus im Dokumenteninkasso-Ablauf ist die Übermittlung der Dokumente über die Banken. Anstelle der Übermittlung der Lieferdokumente an den Importeur, unmittelbar nachdem der Exporteur die Waren versandt hat, sichern die Banken als Zwischeninstanz die vertraglich festgelegten Pflichten beider Parteien. Auf diese Weise erhält der Importeur Sicherheit über den Erhalt seiner Ware, ohne dass er Vorleistungen zahlen muss. Der Exporteur weiß zuverlässig, dass seine Waren erst dann abgeholt werden können, wenn der Importeur seinen Pflichten ebenfalls nachgekommen ist. Im Zweifelsfall ist es dem Importeur daher auch möglich, seine Waren bzw. die dazugehörigen Lieferdokumente zurückzuziehen.

Dokumenteninkasso: Vorteile und Nachteile

Das Dokumenteninkasso ermöglicht internationale Handelsbeziehungen, ohne dass Importeure und Exporteure überaus große Risiken eingehen müssen. Für Exporteure besteht jederzeit die Möglichkeit, Dokumente und Waren zurückzurufen. Das Risiko bei einem Zahlungsausfall ist daher erheblich geringer. Auch für Importeure hat das Dokumenteninkasso Vorteile. Sie können mit einer gewissen Grundsicherheit Waren erst nach der Lieferung zahlen und von einer vergleichsweise hohen Gewährleistung über den Erhalt der Ware profitieren. Insgesamt eignet sich das Dokumenteninkasso besonders gut für internationale Geschäftsbeziehungen, die noch nicht stark etabliert sind und wo gegenseitige Bonität und Zahlungsmoral schwer einzuschätzen sind.

Allerdings ist auch das Dokumenteninkasso nicht ganz ohne Risiken und Nachteile. Zum Beispiel besteht für den Importeur keine Möglichkeit, die Ware vor Erhalt auf ihre Qualität zu prüfen. Davor ist immer bereits eine Zahlung oder Akzept erforderlich. Für Exporteure können insbesondere dann Probleme entstehen, wenn der Importeur nicht zahlt und die Ware äußerst kundenspezifisch angefertigt wurde. Konkret gemeint sind hierbei Fälle, bei denen ein Weiterverkauf der Waren an andere Kunden aufgrund zu hoher Individualität bei der Fertigung schwierig ist. Hier bedeutet ein Ausfall der Zahlung durch den Importeur immer einen Verlust.

Die Entscheidung für oder gegen das Dokumenteninkasso als Zahlungsbedingung in Kaufverträgen ist aufgrund der genannten Vorzüge und Risiken daher immer in Abhängigkeit des jeweils individuell vorliegenden Falles zu beurteilen.

Eine Alternative zum Dokumenteninkasso kann ein professionelles Forderungsmanagement und Inkasso darstellen, das ebenfalls die Möglichkeit bietet, das Risiko von Zahlungsausfällen deutlich zu reduzieren. Die Experten von Culpa Inkasso beraten Sie gerne hinsichtlich der bestehenden Möglichkeiten und Ihrer Vor- und Nachteile.